Bedoelde je soms ?
Onderstaande rechten zijn nodig om verlofaanvragen van teams waar plan-/roosterrechten voor toegekend zijn, in te zien en te beheren. Worden deze rechten niet toegekend, dan kan een medewerker de verlofaanvragen alleen inzien.
Beheren verlofaanvragen (voor het beheren van aanvragen van het team waar iemand zelf lid van is)
Beheren verlofaanvragen van alle medewerkers
Je moet per team instellen of het team gebruikmaakt van deze functionaliteit. Dat kan je doen bij de teaminstellingen van de betreffende teams. Zie ook: Ons Planning: teams configureren. Bovendien kan een medewerker pas verlofaanvragen indienen als verlofaanvragen is geconfigureerd voor het team waarvan de medewerker primair lid is (het teamlidmaatschap dat je vastlegt in Ons Administratie). Zie Medewerkers aan een team toewijzen voor meer informatie hierover.
Voorbeeld
Als een medewerker in Ons Administratie lid is van team A en in Ons Planning lid is van team A, B en C, dan volstaat het niet om verlofaanvragen alleen in te stellen voor team C. Op basis daarvan kan deze medewerker geen verlofaanvragen indienen. Dat kan de medewerker alleen als verlofaanvragen voor team A is geconfigureerd.
Let op: De beschikbaarheid en/of afwezigheid die je in Ons Planning vastlegt, wordt niet overgenomen naar en is niet zichtbaar in Ons Agenda. Gebruikers kunnen die informatie handmatig in Ons Agenda vastleggen.
Als je het verlof van een medewerker vast wilt leggen, kun je een van twee processen hanteren:
Ofwel het definitief vastleggen van de afwezigheden, o.a. door de medewerker zelf. Zie: Beschikbaarheid en afwezigheid van een medewerker.
Ofwel het laten vastleggen van de afwezigheden door de medewerker of planner/roosteraar, maar waarbij er altijd definitieve goedkeuring van planner/roosteraar nodig is. Dit kan met de verlofaanvragen, waarover deze handleiding gaat.
Het proces kent de volgende stappen:
De medewerker logt zelf in op het Medewerkerportaal en vraagt daar een verlofaanvraag aan. Het begrip 'aanvraag' is relevant; het is tenslotte nog geen definitieve goedkeuring van de zorgorganisatie.
De planner of roosteraar kan het verzoek afwijzen, zonder aanpassing goedkeuren (akkoord), of met aanpassingen goedkeuren (aangepast). Als er nog niks mee is gebeurd, dan is de status open.
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, dan wordt dit automatisch als afwezigheid vastgelegd. Hierdoor zullen bijvoorbeeld signaleringen ontstaan als de medewerker alsnog tijdens de afwezigheid wordt ingeroosterd. Zie ook: Beschikbaarheid en afwezigheid van een medewerker.
De functionaliteit kent twee kanten: de kant van de zorgverlenende medewerker en de kant voor de planner/roosteraar.
Via de knop Rooster in de Hub kom je in onderstaand scherm terecht. Als je verlofaanvragen wilt aanmaken, navigeer je in het menu naar Verlofaanvragen en kun je een nieuwe aanvraag doen via + Nieuwe verlofaanvraag.
Vul de details van de verlofaanvraag in. Het veld 'Verloftype' is alleen beschikbaar wanneer er meerdere beschikbaarheidstypen ingesteld zijn voor verlofaanvragen. Hier kiest de medewerker vanuit welke bron de uren opgenomen worden.
Zie voor informatie over de configuratie van deze verloftypen de handleiding Beschikbaarheidstypen configureren.
De medewerker ziet tot slot een overzicht met de status van de ingediende verlofaanvragen.
Selecteer een team.
Ga in het menu naar Rooster of Planning.
Klik onderin het scherm op Verlofaanvragen.
Op het overzicht zijn de verlofaanvragen te bekijken. Met de filters bovenin het scherm kan je de verlofaanvragen naar wens bekijken.
De datums die je hier invult zijn tot en met datums. Dit is in tegenstelling tot andere datums in Ons Planning, waar de einddatum tot is.
Je kunt een verlofaanvraag goedkeuren (groene vink) of afkeuren (rood kruis) met de daarvoor bestemde knoppen.
Door op de naam van de medewerker te klikken kan je op een verlofaanvraag reageren of deze goedkeuren na een aanpassing. Je kunt bijvoorbeeld de datum aanpassen. Bij het afwijzen wordt alleen de ingevulde reactie meegenomen. De medewerker kan de reactie van de planner/roosteraar inzien in zijn/haar overzicht.
Het is mogelijk om een nieuwe verlofaanvraag te maken voor een medewerker. Dit kan je doen met de knop Nieuwe aanvraag onderin het scherm. Dit kan handig zijn als de medewerker zelf op dat moment geen mogelijkheid heeft om de verlofaanvraag zelf in te vullen. Vervolgens kan de verlofaanvraag op dezelfde manier afgehandeld worden als andere aanvragen.
Er bestaat een Excel-overzicht met daarin een week- en dagoverzicht. Daarvoor geldt het volgende:
In het overzicht zijn de verlofaanvragen van alle medewerkers inzichtelijk die lid zijn van het gekozen team. Het is ook mogelijk om in dit document filters toe te voegen op de kolommen om zo te sorteren op bijvoorbeeld primair team of deskundigheidsprofiel. De totaalwaarden onderaan het overzicht worden zichtbaar wanneer in het filter ook de optie lege cellen wordt geselecteerd.
Het document bevat twee tabbladen. In het weekoverzicht zijn de verlofaanvragen op weekniveau inzichtelijk. De ingevoerde data in het filter op de verlofaanvragen pagina bepalen welke weken hierin worden meegenomen. In het dagoverzicht zijn de verlofaanvragen op dagniveau in te zien.
De totalen onderaan het overzicht geven extra bezettingsinformatie o.b.v. de contracturen van de medewerkers. Daarnaast is dit ook inzichtelijk aan de hand van het totaal aantal FTE (op basis van 36 uur) en in percentages.
Enkele waarden worden ook aangevuld met een kleur om het overzicht te verduidelijken. De betekenis van deze kleuren worden in het Exceloverzicht verder toegelicht.
Het Exceloverzicht kan alleen voor de toekomst gegenereerd worden.
Vanuit het rooster is op het detailmedewerkerscherm ook informatie van de verlofaanvragen inzichtelijk.
Als de cursor boven de aanvraag gehouden wordt, worden actiemogelijkheden (goedkeuren, afkeuren, wijzigen, verwijderen) weergegeven. Bij het klikken op de aanvraag wordt meer informatie over de aanvraag weergegeven. Ook is op deze plek een nieuwe aanvraag toe te voegen met de knop + Toevoegen.
Een symbool in het rooster geeft openstaande aanvragen weer.
Goedgekeurde aanvraag: zonnetje.
Openstaande aanvraag: zonnetje met vraagteken.
Schakel eerste de optie Uurberekening op basis van 13-weeks gemiddelde in. Ga hiervoor naar Ons Planning Beheer Applicatie instellingen Verlofaanvragen .
Een belangrijk onderdeel van de verlofaanvraag is voor hoeveel uur de medewerker verlof aanvraagt. Voor medewerkers die vaste dagen werken, is dit vrij eenvoudig uit te rekenen, maar voor medewerkers die flexibel werken kan dat best uitdagend zijn. Daarvoor kan je per team de standaard uurberekening voor verlofaanvragen op Gemiddeld aantal uren in de afgelopen 13 weken zetten.
Ga hiervoor naar Ons Planning en selecteer linksbovenin een team. Klik vervolgens onderin op Teaminstellingen. Onder het kopje Verlofaanvragen aan de rechterkant kan je de standaard uurberekening selecteren. Selecteer de optie Gemiddeld aantal uren in de afgelopen 13 weken om de duur van de verlofaanvraag op basis van de afgelopen 13 weken te berekenen.
Voor iedere medewerker die verlof aanvraagt, berekent Ons Planning (op basis van informatie uit Ons Administratie) hoeveel uren deze medewerker gemiddeld per dag heeft gewerkt. Bij de verlofaanvraag van de medewerker kan je de standaard uurberekening overschrijven:
Deze uren worden opgeslagen op het moment van goedkeuren. Dit gebeurt bewust niet automatisch, zodat we voorkomen dat een medewerker mogelijk ieder week de uren van het aangevraagde verlof ziet veranderen. Als je de uren wil herberekenen (actueel wilt maken voor de meest recente 13 weken), kan je dit per aanvraag doen of eenvoudig voor alle goedgekeurde aanvragen tegelijk.