Incidenten, datalekken en gegevensbescherming

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Zorggegevens zijn bijzonder privacygevoelig en verdienen extra aandacht. Zorgvuldige omgang en beveiliging van deze gegevens is voor ons zeer belangrijk. Voor de verschillende marktgroepen binnen Nedap zijn privacy-contactpersonen benoemd; zij werken samen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van Nedap.

Als u vragen en/of opmerkingen heeft over privacy kunt u contact opnemen met het Privacy en Security Team van Nedap healthcare. In dringende gevallen (bijvoorbeeld in geval van een omvangrijk datalek) kan dat ook buiten onze reguliere kantooruren. Bij geen gehoor kunt u een boodschap inspreken en nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.

Contactgegevens

Privacy en Security Team Nedap healthcare

privacy@nedap-healthcare.com 085-2126250

Incident melden

1 - Blijf rustig

Ervaring leert dat de beoordeling of een beveiligingsincident mogelijk een datalek is, zeer genuanceerd kan zijn. Een rustige beoordeling van de situatie kan hierbij helpen.

2 - Verzamel informatie

In een situatie van een mogelijk datalek is het belangrijk dat onnodige communicatie voorkomen wordt. Het is daarom belangrijk om zo duidelijk mogelijk aan te geven in welke situaties het voorkomt en welke gegevens het betreft.

3 - Contact met FG'er

Binnen jouw organisatie is een privacy contactpersoon (Functionaris Gegevensbescherming) bekend. Neem contact met haar/hem op zodat zij/hij de situatie kan beoordelen en (eventuele) vervolgstappen kan ondernemen.

Meer informatie over het wel of niet moeten melden van datalekken is te vinden in de Beleidsregels Meldplicht Datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Voor het melden van datalekken aan Nedap Healthcare geldt de Meldingsprocedure meldplicht datalekken Nedap Healthcare.

Persoonsgegevens opvragen of verwijderen

Volledig dossier verwijderen

Neem altijd eerst contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) binnen jouw organisatie.
Stel vast of de aanvrager ook de persoon is waarvoor de aanvraag wordt gedaan (bv. door legitimatie).
Stel vast of de aanvrager het verzoek in mag dienen.
De FG kan het verzoek indienen via het ticketsysteem, of per mail naar privacy@nedap-healthcare.com.

Bij een verzoek tot verwijdering zullen wij een bevestiging sturen met daarin de verwijderde gegevens, maar ook de gegevens die niet zijn verwijderd. De meeste verzoeken die wij krijgen gaan over het volgende:

Een cliënt wil informatie over wie zijn dossier heeft bekeken.
Een cliënt dient een verzoek in tot het verwijderen van het dossier.
Een cliënt dient een verzoek in tot het overdragen van zijn dossier naar een andere zorgaanbieder.

Een overzicht om vast te stellen welke cliënten door een medewerker zijn geraadpleegd, kun je zelf opvragen via audits in Ons Autorisatie.

Delen van het dossier verwijderen

Met de juiste rechten is het mogelijk om volledige zorgplannen, rapportages, profielvragenlijsten en maatregelen verwijderen o.a. voor naleving van de AVG. Het is niet mogelijk om slechts delen van deze volledige onderdelen te verwijderen. Zie deze handleiding voor meer informatie.

Wanneer kunnen wij niet (alle) gegevens verwijderen?

Bij het verzoek tot verwijdering kunnen wij niet alle gegevens verwijderen. Dit kan komen doordat de zorgaanbieder declaraties heeft gedaan en daardoor een financiële bewaarplicht heeft.
Op het moment dat er geen tijd op een cliënt is geregistreerd is en er geen declaratie heeft plaatsgevonden, dan is er geen financiële bewaarplicht. De cliënt kan dan door de zorgaanbieder zelf uit Ons verwijderd worden.

Bewaartermijn van gegevens in Ons

In Ons wordt geen rekening gehouden met de bewaartermijn voor medische gegevens. Dit komt doordat er verschillende bewaartermijnen kunnen zijn en hierop ook veel uitzonderingen kunnen worden gemaakt. De zorginstelling is verantwoordelijk voor het bepalen van de bewaartermijn. Nedap zal dus ook nooit zonder verzoek van de zorginstelling gegevens verwijderen. Meer informatie over de bewaartermijnen is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Praktische privacy tips

Wij hebben een brochure gemaakt met daarin praktische privacytips voor zorgprofessionals. Na het lezen van deze brochure zijn jij en je collega's op de hoogte van wat privacy-wetgeving voor de zorg op hoofdlijnen betekent en hoe je dit kunt toepassen.

Brochure (PDF)