Bedoelde je soms ?
Verschillen V&V Planning en HV planning (blokplanning)
Voor het maken van de roosters en planningen voor V&V-teams wordt de beschikbaarheid op een andere manier gebruikt dan voor de HV-planning:
V&V: Er komt een signalering als een onbeschikbaarheid bij een medewerker is ingevoerd en de medewerker wordt ingeroosterd op een dienst.
HV: Er komt een signalering als er geen beschikbaarheid bij een medewerker is ingevoerd en de medewerker wordt ingepland bij een cliënt.
Telling van vakantiedagen
Je kunt op twee manieren een vakantiedag invoeren: of een volledige dag, of een aantal uren per dag. Dit heeft gevolgen voor de vakantieuren die gerekend en naar Ons Administratie geëxporteerd worden.
Een volledige dag: Je geeft hiermee aan dat de medewerker de gehele dag ('volgens contract') vakantie opneemt. Het gevolg hiervan is dat er 1/5e deel van de contracturen van de medewerker wordt geëxporteerd. In een volledige week betekent dat er 5x1/5e deel wordt geëxporteerd. Deze uren worden niet geëxporteerd op zaterdag en zondag, om te voorkomen dat hierover ORT berekend wordt.
Een aantal uren: Je geeft hiermee een begintijd en een eindtijd aan, bijvoorbeeld van 09:00 tot 17:00 op een dag. Het gevolg hiervan is dat er 8 uren als vakantie worden geëxporteerd. Als je op deze manier de vakantie invoert, dan is dit niet zichtbaar in het rooster. Het voordeel is dat je eenvoudig kunt roosteren, maar dat er ook fouten mee gemaakt kunnen worden; wel inroosteren terwijl een medewerker ook vakantie heeft.
Voorbeelden
Een medewerker heeft een contract van 20 uren per week. Zij neemt een dag vakantie op. Hierdoor zal 1/5e deel (4 uren) van haar vakantiesaldo worden afgeboekt.
Een medewerker heeft een contract van 20 uren per week. Zij neemt 8 uren vakantie op. Hierdoor zullen ook 8 uren van haar vakantiesaldo worden afgeboekt.
Vakanties en onbeschikbaarheden exporteren
Mits dit is ingesteld, worden onbeschikbaarheden (zoals vakantie) geëxporteerd naar Ons Administratie.
In het geval vakanties ingevoerd worden als aantal uren, dan worden (mits ingesteld) zowel de vakantie als de rooster-uren geëxporteerd.
Het is mogelijk om beschikbaarheden met terugwerkende kracht in te voeren in Ons Planning. Echter zal deze niet met terugwerkende kracht automatisch worden geëxporteerd. Zie ook: Teamexport configureren.
Verlofaanvraag indienen en goedkeuren
Zoek je ondersteuning voor het proces waarbij een medewerker een verlofaanvraag kan doen, die door een roosteraar of planner goedgekeurd moet worden? Bekijk dan deze handleiding.
Zoek de medewerker op en klik op de naam van de medewerker. Op het rechterscherm verschijnt nu meer informatie.
Onder het kopje "Beschikbaarheid, vakantie en ziekte", klik je op Meld vakanties, ziekte en andere afwezigheid.
Voer de aan- of afwezigheid in door op de vakjes te klikken, bijvoorbeeld een vakantie.
De einddatum is tot, dus niet tot en met.
Wil je meerdere opties tegelijkertijd selecteren? Bijvoorbeeld elke week op dinsdag en donderdag? Houd dan bij het selecteren de shift-toets ingedrukt.
Geef aan of de afwezigheid geldt voor één of alle teams.
Klik tenslotte op Toevoegen om op te slaan.
Ga naar het roosterscherm van een V&V team. Klik met de rechtermuisknop op de naam van een medewerker en vervolgens op Open medewerker-venster > tabblad Beschikbaarheid.
Het is niet mogelijk om via het V&V planbord de beschikbaarheid in te voeren of aan te passen.
Door met de rechtermuisknop te klikken op een vak in de toekomst kan je de beschikbaarheid van de medewerker in het HV planbord aanpassen. Je krijgt vervolgens een scherm te zien om de details van de beschikbaarheid in te voeren.
Het is vanuit het HV planbord niet mogelijk om een onbeschikbaarheid aan te geven.
Medewerkers kunnen via het Medewerkerportaal ook zelf aan- en afwezigheden invullen. Aan- of afwezigheden die door medewerkers zijn ingevuld, zijn direct in te zien door de roosteraars en planners.
Deze functionaliteit is aan te zetten per team in Ons Planning. Zie ook: Teams configureren in Ons Planning.
Per beschikbaarheidstype moet ingesteld worden of deze voor medewerkers zichtbaar is in het Medewerkerportaal en de mobiele apps. Zie ook: Beschikbaarheidstypen configureren.
Zodra een medewerker aan tenminste 1 team is toegewezen waarvan de beschikbaarheid door de medewerkers is in te vullen, en de medewerker vult beschikbaarheid zelf in via het Medewerkerportaal, geldt de beschikbaarheid van de medewerker voor alle teams.
Ga in de Hub naar Beschikbaarheid.
Dit kalenderoverzicht toont alle (on)beschikbaarheden van de betreffende medewerker. De groene vakken duiden op de beschikbaarheden en de rode op de onbeschikbaarheden. Onder het kalenderoverzicht worden alle (on)beschikbaarheden van de medewerker in een lijst getoond.
Het is niet mogelijk om een bestaande (on)beschikbaarheid te wijzigen. Je zult dan deze moeten verwijderen en de nieuwe (on)beschikbaarheid moeten toevoegen.
Via de knop Toevoegen kan de medewerker een o(on)beschikbaarheid toevoegen.
Via een dialoog wordt gevraagd:
Of de medewerker beschikbaar is, of juist onbeschikbaar;
Of het eenmalig of periodiek is;
Om de beschrijving, datum en tijd in te vullen.
De schermen spreken voor zich. Na opslaan van de invoer is de (on)beschikbaarheid bij de medewerker in het Medewerkerportaal en in Ons Planning zichtbaar.
Het is mogelijk om in een PDF een overzicht van de afwezigheid (zoals vakantie) van medewerkers van een team te zien.
Selecteer het team.
Ga naar Vakantieoverzicht. Deze is onderaan de pagina zichtbaar.
Selecteer de eerste week van het rapport. Het rapport toont 14 opvolgende weken. Klik tot slot op Download als PDF.
Je kunt het bestand ook in CSV-formaat downloaden; dan kan je de gegevens makkelijker verwerken met Excel.
Toelichting op het overzicht
De weken zijn opgedeeld in 7 vakjes; elk voor 1 dag in de week.
Als er een kruisje of V staat, is de medewerker afwezig op die dag, waarbij de V staat voor vakantie.
Afwezigheden worden alleen getoond als de afwezigheid de hele dag beslaat en worden niet getoond als de medewerker een gedeelte van de dag (een aantal uren) een afwezigheid heeft staan.
Onder in beeld is het totale aantal afwezige medewerkers per dag te zien. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal medewerkers dat normaliter op die dagen beschikbaar zijn.
Afwezigheden die via het roosterscherm zijn toegevoegd worden niet meegenomen in dit overzicht.
Is een medewerker langere tijd afwezig en wil je dat dit meekomt in de werkstaat en verlonding? Dan kan je dat als volgt instellen.
Voer in Ons Planning een afwezigheid (onbeschikbaarheid) van de medewerker in. Kies daarbij ervoor dat de afwezigheid in 'hele dagen' wordt ingevoerd.
Stel in dat de export van het team/de teams ook afwezigheden exporteert. Dit zorgt ervoor dat de afwezigheid die in Ons Planning staat ook overgezet wordt naar Ons Administratie (en dus ook het Medewerkerportaal). Zie ook: Teamexport configureren.