Bedoelde je soms ?
Taak: Document [van een cliënt] toevoegen
Het gebuik van Google Workspace bij cliëntdocumenten kent diverse voordelen:
Veilig: documenten slingeren niet meer rond op computers of andere apparten. Zie Gegevensopslag van documenten op apparaten voor meer informatie.
Efficiënt: documenten kunnen ook nog bewerkt worden, nadat ze opgeslagen zijn. Documenten hoeven dus niet meer gedownload, aangepast en als nieuw document geüpload te worden, waarna de oude versie ook nog eens verwijderd moet worden. Vier stappen zijn daarmee teruggebracht tot één stap.
Samenwerken aan een document: verschillende gebruikers kunnen gelijktijdig aanpassingen aanbrengen in een document.
De integratie voorziet alleen in het inzien en bewerken van documenten die opgeslagen worden op de specifieke clientpagina onder het menuitem Documenten. Daarbij worden bestanden van alle Google Workspace-programma's ondersteund, zoals Google Sheets, Google Docs en Google Slides.
Documenten die vanuit Nedap Ons gegenereerd worden, zoals Excel-rapporten, handmatige facturen, en facturatie- en declaratie-exports, vallen niet onder de integratie. Dit heeft te maken met het feit dat wij deze documenten niet opslaan in de database.
Als de optie Gegenereerde brieven automatisch opslaan ingeschakeld is, dan zijn deze brieven na het aanmaken ook te bewerken via de integratie met Google Workspace. Aan een gegenereerde brief wordt altijd het label gegenereerde brief gekoppeld, ook als dit label nog niet is geconfigureerd. De gegenereerde brief wordt aanklikbaar na het aanmaken, nadat de webpagina wordt ververst.
Let op: Als de templates in eerste instantie gemaakt zijn in Office, dan kan het zijn dat de indeling na de conversie niet meer overeen komt. Controleer daarom je templates en test deze.
Je kunt stap 7 tijdens de pilot nog niet uitvoeren. Daarvoor neem je nu nog contact op met Nedap. De oranje instellingen in de afbeeldingen hieronder zijn ook nog niet beschikbaar tijdens de looptijd van de pilot.
Ga in Ons Administratie naar Beheer Instellingen Overige instellingen en klik onder het kopje Documentbeheer op Instellingen. Selecteer in het dropdown menu bij Documentopslag de optie Google Workspace.
Nieuwe documenten worden vanaf nu opgeslagen in Google Workspace, maar de al bestaande documenten staan nog bij Nedap op de server. Deze bestaande documenten worden nog geopend op de oude manier, bijvoorbeeld via Office 365 als dit eerst het geval was. Hiervoor biedt het migreren een oplossing, maar daarover vind je bij stap 7 meer informatie.
Voor de integratie met Google Workspace is een GCP-serviceaccount nodig. Het serviceaccount is datgene dat het vanuit Nedap mogelijk maakt om contact de leggen met de Google Workspace-omgeving van de klant. De verantwoordelijkheid van het correct aanmaken en beheren van het serviceaccount ligt bij jullie als zorgorganisatie.
Nadat je een serviceaccount hebt aangemaakt, moet toegang tot de Google Workspace-omgeving worden gegeven. Dit gebeurt binnen de Google Admin Console (admin.google.com). Ga daar naar Security Access and Data Control API controls Domain Wide Delegation Manage Domain Wide Delegation .
Ga vervolgens naar Add new onder API clients en vul in Client ID het ID van het serviceaccount in en onder OAuth Scopes de Google Drive Scope: https://www.googleapis.com/auth/drive. Druk vervolgens op Authorize.
Nadat je de Google Workspace hebt aangemaakt en ingesteld, kun je de inloggegevens in Ons invullen. Daarna werkt de integratie.
Als laatste stap kunnen de al bestaande documenten gemigreerd worden, zodat deze ook binnen Google Workspace gebruikt kunnen worden. Het migreren van de documenten zal even duren, afhankelijk van het aantal documenten. Let op: Deze stap moet nu nog door Nedap worden uitgevoerd.
De cliëntdocumenten worden opgeslagen op servers van Google, in de Google Workspace. Als het tijdelijk niet mogelijk is om te integratie te gebruiken, dan zijn de documenten niet beschikbaar in Ons. Wij kunnen zelf niet bij de documenten; we kunnen ze zelfs niet openen. Mocht er iets mis zijn met een document, dan kunnen wij daar geen support op verlenen.
Het opslaan van documenten bij de cliënt werkt hetzelfde als wanneer de integratie uit staat. Zie Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.
Opgeslagen documenten kunnen direct geopend worden door te klikken op het blauwe linkje in de naam van het document, zonder dat deze eerst gedownload hoeven te worden.
Het verwijderen en archiveren van documenten bij cliënten werkt hetzelfde als wanneer de integratie uitstaat. Zie Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.