Ons Dossier: rapporteren
Instructie over de mogelijkheden bij het rapporteren in Ons, zoals rapportages bekijken, aanmaken, aanpassen, vertrouwelijk maken, acties uitzetten, koppelen aan episodes
Benodigde autorisaties
Rondom het inzien en maken van cliëntrapportages zijn diverse autorisatie-instellingen mogelijk. Informatie over de diverse mogelijkheden is te vinden in Autorisaties rondom rapportages.
Vereiste configuratie
De mogelijkheden rondom cliëntrapportages hangen af van de wijze waarop diverse instellingen geconfigureerd zijn. Meer informatie over het configureren van cliëntrapportages is te vinden in Configuratie van rapportages in Ons.
Rapportages aanmaken bij een cliënt
Om een cliëntrapportage of meetwaarde aan te maken bij een cliënt, volg de onderstaande stappen:
-
Ga in Ons Dossier naar het dossier van de client en open het menu-item Rapportages.
-
Standaard staat de weergave ingesteld op Alles. Bovenin zijn naast 'het 'Alles' icoontje ook icoontjes zichtbaar van rapportagetypes waarvan al eerder rapportages bij de cliënt zijn aangemaakt.
-
Klik op het icoontje van het gewenste rapportagetype of klik op het plusje om een nieuw rapportagetype te selecteren waar nog geen rapportage over bestaat bij de cliënt. Alleen geconfigureerde rapportagetypes zijn hier zichtbaar..
-
Voer de gegevens in die bij het rapportagetype gevraagd worden. De variabelen kunnen per rapportagetype en afhankelijk van de ingestelde configuratie verschillen.
-
Om op te slaan, klik op .
-
De rapportage is terug te vinden in de rapportage-overzichtspagina.
Een getypte rapportage die nog niet is opgeslagen, wordt als concept bewaard. Wanneer de gebruiker navigeert naar een andere pagina en later weer in bij de dossierrapportages terugkomt, zal de bewaarde informatie weer zichtbaar zijn.
Rapporteren op tijdstip in verleden
Als de optie bij het rapporttype voor het rapporteren op een tijdstip in het verleden is ingeschakeld, dan bevat het scherm bij het aanmaken van een rapportage ook het invulveld Starttijd. Als je een rapportage wilt maken voor een moment in het verleden, moet hier een tijd worden ingevuld. Als het starttijdstip ongeldig is, kun jje de rapportage niet opslaan.
Bijvoorbeeld; Het is nu vrijdag 4 september om 14.00 uur. Je wil een rapportage invullen over 3 september om 22.00 uur 's avonds. Voer in dit geval bij de startijd 22.00 uur in. Zolang het tijdstip in de toekomst ligt, zal de applicatie de melding tonen dat het gisteren is.
Tijdsregistratie maken tijdens rapporteren in Ons Dossier
Het is mogelijk om de aangemaakte dossierrapportage ook als tijdsregistratie aan te maken of tijdsregistratie voor medewerkers optioneel te maken. Dit stel je in in het Weekkaartprofiel van de medewerker.
-
(Optioneel): Klik op + Voeg tijdsregistratie toe.
-
Vul bij het aantal minuten in dat geregistreerd moet worden. Zodra dit ingevuld is, verschijnt informatie over de begin- en eindtijd van de registratie.
Er wordt een tijdlijn weergegeven om eventuele overlap binnen de tijdsregistraties visueel weer te geven. Dit is het geval als er een tijd gekozen wordt, waarop al een tijdregistratie bestaat of als er een uur voor of na het gekozen tijdstop een tijdsregistratie vastgelegd is. Via de tijdlijn kun je als gebruiker het probleem identificeren en de situatie op de beste manier oplossen. De kleuren in de tijdlijn geven het volgende aan:
|
Grijs
|
Niet-werktijd (cliëntentijd)
|
|
Blauw
|
Tijdsregistratie huidige cliënt: [periode]
|
|
Groen
|
Geen overlap met bestaande tijdsregistratie(s) van deze medewerker
|
|
Roze
|
Overlap met bestaande tijdsregistratie(s)
|
-
Selecteer vervolgens de gewenste uursoort uit de lijst met uursoorten uit het weekkaartprofiel van de gebruiker.
-
Klik vervolgens op Opslaan.
Als je de rapportage op wilt slaan zonder tijdregistratie, klik je op Verwijder tijdregistratie.
Rapportages wijzigen
Afhankelijk van de geconfigureerde wijzigingstermijn is het wel of niet nog mogelijk om de ingevulde variabelen bij een rapportage te wijzigen. Om te wijzigen:
-
Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en naar de gewenste rapportage. Toont het scherm bij de rapportage een potloodje? Dan is de rapportage nog te wijzigen.
-
Klik op het potloodje.
-
De gegevens in de beschikbare invulvelden zijn nu te wijzigen.
-
Klik op om de aanpassingen op te slaan.
Metingen kunnen niet aangepast worden: aanpassingen zijn alleen mogelijk voor tekstuele rapportages.
Vertrouwelijke rapportages maken en inzien
Gebruikers bij wie het maken van vertrouwelijke rapportages geconfigureerd is in het deskundigheidsprofiel, kunnen vertrouwelijke rapportages maken en inzien.
Vertrouwelijke rapportage aanmaken
-
Ga bij de cliënt via het menu Rapportages naar het rapportage-overzicht en selecteer het gewenste rapportagetype waarover een rapportage gemaakt moet worden.
-
Vul de benodigde gegevens in. Selecteer bij het veld Zichtbaar voor de deskundigheden of deskundigheidsgroepen waar deze rapportage zichtbaar voor moet zijn. Beide varianten kunnen tegelijk in dit veld ingegeven worden.
-
Sla de gegevens op via .
Staat de configuratie voor het automatisch onthouden van de laatst ingevulde deskundigheid aan? Dan vult de applicatie bij 'Zichtbaar voor' automatisch de deskundigheid in die de gebruiker bij de laatst aangemaakte vertrouwelijke rapportage ingevuld heeft bij de cliënt. Deze deskundigheden zijn daarna nog wel aan te passen.
Vertrouwelijke rapportage inzien
Via een rapportage acties uitzetten voor bepaalde deskundigheden
Gebruikers bij wie het uitzetten van acties geconfigureerd is in het deskundigheidsprofiel, kunnen bij het aanmaken van een rapportage acties uitzetten voor andere gebruikers met specifieke deskundigheden.
Zelf acties uitzetten
Om een actie uit te zetten:
-
Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en selecteer het gewenste rapportagetype voor het aanmaken van een nieuwe rapportage.
-
Vul de benodigde gegevens in. Selecteer bij het veld Acties voor de deskundigheden of deskundigheidsgroepen waar een actie voor uitgezet moet worden.
-
Sla de gegevens op via .
-
Via een uitroepteken naast de rapportage is te zien dat de rapportage als actie is uitgezet. Via de mouse-over is te zien bij welke deskundigheden de actie is uitgezet.
Inzien van rapportages met acties voor bepaalde deskundigheden
Op verschillende plekken wordt informatie getoond over rapportages met uitgezette acties voor deskundigheden:
-
Rapportage-overzicht: Op de pagina Rapportage-overzicht zijn rapportages met uitgezette acties te herkennen aan een uitroepteken naast de rapportage.
Een rood uitroepteken betekent dat de actie uitgezet is voor de deskundigheid van de gebruiker zelf.
Een blauw uitroepteken betekent dat de actie is uitgezet voor een gebruiker met een andere deskundigheid. Via de mouse-over is te zien bij welke deskundigheden de actie is uitgezet.
-
Op het client-zoekscherm in Ons Dossier van de gebruiker in Ons Dossier worden twee signaleringen getoond: via Uitstaande acties is te zien welke acties de gebruiker via een rapportage uitgezet heeft naar andere gebruikers. Via Openstaande acties voor uw deskundigheid zijn acties te zien die door andere gebruikers via een rapportage uitgezet zijn voor de deskundigheid van de gebruiker.
Acties opvolgen uit rapportages
Hebben gebruikers de actie die voor hun deskundigheid uitgezet is, opgevolgd? Dan is het mogelijk om de actie te markeren als voltooid.Om een actie als voltooid te markeren:
-
Ga via de signaleringen op het dashboard of via het rapportage-ovezicht naar de rapportage met de uitgezette actie.
-
Als je de actie als 'voltooid' wilt markeren, klik je op het rode driehoekje met uitroepteken.
-
Het driehoekje verandert nu in een groen vinkje.
Zodra iemand met de juiste deskundigheid de actie als voltooid gemarkeerd heeft, zal de actie bij alle gebruikers met dezelfde deskundigheid als voltooid gemarkeerd worden.
Rapportage koppelen aan een episode
Bij het maken van een rapportage kan de rapportage via het veld Koppel aan episodes direct gekoppeld worden aan een episode of kan direct een nieuwe episode voor deze rapportage worden aangemaakt. De rapportage is dan ook terug te vinden bij de details van de episode. Het veld is alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties om de episodes bij de cliënt in te mogen zien. Ook geldt voor vertrouwelijke episodes dat hier alleen rapportages aan toegevoegd kunnen worden door gebruikers die toegang hebben tot deze episode.
Rapportage als belangrijk markeren
Rapportages kunnen als belangrijk gemarkeerd worden. Om een rapportage als belangrijk te markeren, klik op het sterretje dat zichtbaar is naast de rapportage.
-
Rapportages die als belangrijk gemarkeerd zijn, verschijnen op het overzicht van de cliënt onder gemarkeerde rapportages.
-
Ook kan er in het rapportage-overzicht apart op deze rapportages gefilterd worden via het filter Alleen gemarkeerd
-
Tot slot zijn deze rapportages te herkennen aan een blauw gemarkeerd sterretje.
Rapportage verbergen en verborgen rapportages inzien
Gebruikers kunnen zelf aangemaakte cliëntrapportages tot drie uur na het aanmaken verbergen. Applicatiebeheerders kunnen alle rapportages verbergen en alle verborgen rapportages inzien. Meer uitleg hierover is te vinden in Autorisaties rondom rapportages -> Inzien en wijzigen verborgen rapportages
Om een rapportage te verbergen:
-
Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en naar de gewenste rapportage. Toont het scherm bij de rapportage een kruisje? Dan is de rapportage nog te verbergen.
-
Klik op het kruisje.
-
Een verplicht invulveld Verberg met reden: verschijnt. Geef de verbergreden in.
-
Klik vervolgens op de knop .
Gebruikers met de taak 'Applicatiebeheer' zien alle verborgen rapportages. Andere gebruikers zien alleen verborgen rapportages die zij zelf verborgen hebben.
Verborgen rapportage weer zichtbaar maken
Gebruikers met de juiste autorisatie kunnen verborgen rapportages weer zichtbaar maken.
-
Ga bij de cliënt naar het rapportage-overzicht en naar de gewenste verborgen rapportage. Klik op het kruisje dat bij de rapportage staat.
-
De knop verschijnt. Klik op deze knop.
-
De rapportage wordt weer zichtbaar. De toelichting die eerder bij het verbergen van de rapportage ingevuld is, is niet meer zichtbaar.
Verzamelingen van rapportages printen
Cliëntrapportages zijn niet te printen. Alternatieve opties hiervoor zijn:
-
Rapportages opvragen via de overdrachtsrapportage en de getoonde rapportages afdrukken via de printopties van de browser of kopiëren naar een tekstbewerkingsprogramma zoals Word.
-
Rapportages opvragen via OnsDB. Uitleg over OnsDB is te vinden in OnsDB: Toelichting en toepassingsmogelijkheden.
Rapporteren volgens de SOEP-methode
Je moet eerst het rapportagetype SOEP inschakelen om raportages volgens de SOEP-methodde in te kunnen voeren. Zie Rapportages voor dossier configureren voor meer informatie over het inschakelen van een rapportagetype.
-
Ga in Ons Dossier naar de cliënt.
-
Klik op het menuitem Rapportages.
-
Klik op het SOEP-pictogram.
Onderdelen van de SOEP-rapportage
-
Subjectief: rapporteer hier wat de cliënt zegt over zijn belevingen
-
Objectief: rapporteer hier welk gedrag de cliënt vertoont
-
Evaluatie: beschrijf hier de klachten/symptomen/diagnose
-
Plan: rapporteer hier wat een medewerker het beste kan doen
-
Acties voor (optioneel): geef per onderdeel aan of dit zichtbaar mag zijn voor personen met bepaalde deskundigheden. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers die in het deskundigheidsprofiel de optie 'Vertrouwelijke notities in dossier toestaan' aan hebben staan.
Koppelen aan episode
Als je de rapportage hebt opgeslagen, ziet die er als volgt uit:
Met Koppel aan episode kun je een rapportage aan een bestaande episode koppelen. Zie Medische episodes toegelicht voor meer informatie.
