resultaten voor '{{ lastSearched }}'
Toelichting en configuratie Office 365-integratie voor openen en bewerken documenten
Benodigde autorisatie
-
Taak: Document [van een cliënt] toevoegen
Integratie met Office 365
Het gebuik van Office 365 bij cliëntdocumenten kent diverse voordelen:
-
Veilig: documenten slingeren niet meer rond op computers of andere devices. Zie ook: Gegevensopslag van documenten op apparaten.
-
Efficiënt: documenten kunnen ook nog bewerkt worden nadat ze opgeslagen zijn. Documenten hoeven dus niet meer gedownload, aangepast en als nieuw document geüpload te worden, waarna de oude versie ook nog eens verwijderd moet worden. Vier stappen zijn daarmee teruggebracht tot één stap.
-
Samenwerken aan een document: verschillende gebruikers kunnen tegelijkertijd aanpassingen aanbrengen in een document. Duidelijke Office-meldingen geven aan of er andere gebruikers inzitten en waar wijzigingen aangebracht worden.
Vooralsnog gelden er geen aanvullende kosten aan Nedap voor het gebruik van deze integratie.
Configuratie integratie met Office 365
-
Ga in Ons Administratie naar en klik onder het kopje "Documentbeheer" op Instellingen.
-
Selecteer in het dropdownmenu documentplatform de optie O365.
Selecteer bij mail output format .docx om gegenereerde brieven die onder documenten worden opgeslagen, ook in office 365 bewerkbaar te maken.
Aandachtspunten bij gebruik van de integratie met Office 365
-
Het opslaan van documenten bij de cliënt werkt hetzelfde als wanneer de integratie uitstaat. Zie Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.
-
Het is bij het opslaan van documenten belangrijk dat de moderne -x extensies gehanteerd worden (bijvoorbeeld docx), omdat gebruikers van Office 365 automatisch gebruik maken van de meest recente Office versies. Bij gebruik van oude extensies bestaat de kans dat het document niet meer geopend en bewerkt kan worden.
Voor Word-documenten kan vastgelegd worden in welk formaat in Ons Administratie gegenereerde documenten opgeslagen moeten worden.
-
Opgeslagen documenten kunnen direct geopend worden door te klikken op het blauwe linkje in de naam van het document, zonder dat deze eerst gedownload hoeven te worden.
Alleen documenten die ondersteund worden binnen Office kunnen op deze manier geopend worden. Deze documenten zijn in Ons te herkennen aan het icoontje van het bijbehorende Office programma.
-
Het verwijderen en archiveren van documenten bij cliënten werkt hetzelfde als wanneer de integratie uitstaat. Zie Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.
-
De integratie met Office 365 voorziet niet in mogelijkheden rondom versiebeheer. Hiervoor geldt dat binnen de organisatie zelf richtlijnen afgesproken moeten worden in het opslaan en bewerken van documenten.
-
Een zakelijke Office 365-licentie is benodigd. Een licentie voor thuisgebruik volstaat niet.
-
Voor meer informatie en tips over het bewerken van en het samenwerken aan een Office documenten, kun je de handleidingen van Office 365 raadplegen.