Bij het aanmaken van vakantiepotjes moeten twee velden ingevuld worden, die allebei effect kunnen hebben op de wijze waarop verlof uit potjes afgeschreven wordt:
Bij Vervallen na moet aangegeven worden na hoeveel jaar er saldo uit het potje op grond van het verlofrecht vervalt. De periode wordt daarbij gemeten vanaf het einde van het lopende jaar. Bijvoorbeeld: wanneer een medewerker op een willekeurige datum in 2018 bijvoorbeeld 10 vakantiedagen bijgeschreven krijgt, dan betekent dit dat dit specifieke saldo (bij een instelling van een half jaar) nog geldig is t/m 30 juni 2019.
Bij Prioriteit is aan te geven in welke volgorde verlof afgeboekt moet worden, als er meerdere vakantiepotjes zijn waarbinnen saldo mogelijk op hetzelfde moment vervalt. Het potje met het laagste nummer heeft de hoogste prioriteit. Bij verlofuren met een gelijke periode Vervallen na uit verschillende vakantiepotjes, zal dus eerst van een potje met prioriteit 1 worden afgeboekt, daarna van 2, etc.). Meerdere potjes kunnen dezelfde prioriteit hebben; het gedrag is in dat geval willekeurig
De applicatie controleert de periode Vervallen na van alle verlofregels.
De oudste verlofregels worden vervolgens het eerst afgeschreven.
Zijn er in verschillende vakantiepotjes meerdere saldiregels met een gelijke periode Vervallen na, dan kijkt de applicatie ook naar de prioriteit van het potje.
In dat geval wordt het saldo afgeboekt uit het potje met de hoogste prioriteit (dit is het laagste getal, bijvoorbeeld 1).
Is er sprake van gelijke periode Vervallen na en een gelijke prioriteit van verschillende potjes? Dan beslist Ons Administratie willekeurig uit welk potje saldi afgeboekt wordt.