Bedoelde je soms ?
Als de tijd op het mobiele apparaat van de medewerker niet goed staat ingesteld, zal de code die de toegangscode app toont ongeldig zijn. Controleer of de tijdsinstellingen van het apparaat op 'automatisch' staan om te voorkomen dat de toegangscode niet geaccepteerd wordt. Zie ook De code van de Ons Toegangscode-app wordt niet geaccepteerd: probleem oplossen voor meer informatie.
Tijdens het verzetten van de wintertijd naar zomertijd hoeven vrijwel geen maatregelen te worden getroffen. De applicatie berekent automatisch de juiste tijdsuur van registraties rondom het verzetten van de klok. Wel kunnen pauzes die in het 'vervallen' tijdsuur komen, tot exportconflicten leiden. Dit heeft echter geen gevolgen voor werktijdregistraties.
Het heeft wel gevolgen voor registraties op basis van afspraak, maar alleen in het geval dat er 3 uur of meer totaal is gearrangeerd. Hiervoor dient een eenmalige handmatige correctie te worden doorgevoerd, waarbij de totale duur van de gearrangeerde zorg 1 uur meer is dan normaal.
Omdat de overgang van zomertijd naar wintertijd inhoudt dat de klok verzet wordt van 03:00 naar 02:00 uur, betekent dit dat er gevolgen zijn voor de registraties. Omdat de tijd van 02:00 naar 03:00 twee keer zal voorkomen, betekent dit ook dat er meerdere registraties kunnen zijn die overlappen. Omdat deze overlapping niet is toegestaan zal Ons Administratie deze registraties normaliter "corrigeren". In het geval van het omzetten naar de wintertijd houdt het in dat correcte registraties onjuist worden gecorrigeerd. Via het dagoverzicht bij de desbetreffende medewerker kan dit worden rechtgezet.
In Ons Planning dient extra aandacht te worden besteed aan het inplannen van medewerkers tijdens deze overgang, zodat er geen negatieve registraties ontstaan.
Situatie: een registratie die start voor de eerste keer dat het 02:00 uur is, en eindigt na de tweede keer dat het 03:00 uur is.
Toelichting: omdat het uur twee keer voorkomt, wordt dit uur ook dubbel gerekend in de duur. In het voorbeeld is te zien dat de zorgregel begon om 0:00 uur, eindigt om 7:00 uur en dat de duur 8 uur (480 minuten) is.
Actie: hier hoeft geen actie op ondernomen te worden.
Situatie: in bijgaand voorbeeld zijn er meerdere registraties geweest op conflicterende tijdstippen tussen 02:00 en 03:00 uur.
Toelichting: er zitten overlappende registraties in, maar de oorspronkelijke duur blijft gehandhaafd. Het probleem wordt veroorzaakt door de registratie die loopt op het exacte moment dat de tijd wordt teruggezet. De begintijd is 02:41 uur, de werkelijke eindtijd is 03:01, maar de getoonde eindtijd is 2:01. Hierbij is de duur correct; er wordt 20 minuten als tijd geregistreerd.
Actie: de weergave van de eindtijd is incorrect, maar slechts een weergavefout. Omdat de duur correct is, hoeft in dit voorbeeld de registratie dus niet handmatig gecorrigeerd te worden.
Omdat de registratie begint voor 2:00 uur en voorbij 2:00 uur wordt afgerond, gaat de applicatie ervan uit, dat dit al de wintertijd is en wordt er 60 min. extra bij de duur opgeteld.
In dit voorbeeld was de oorspronkelijke registratie 90 minuten, maar omdat Ons Administratie 02:00 uur behandelt als zijnde wintertijd, is de duur na correctie met een uur verlengd tot 150 minuten. In dit voorbeeld is er geen sprake van afrondinstellingen.
De foutieve registraties moeten gecorrigeerd worden. Hiervoor is het echter belangrijk om te weten hoe lang de registraties daadwerkelijk hebben geduurd. Zorg er dus voor dat de medewerkers die tussen 02:00 en 03:00 uur geregistreerd hebben, op een andere wijze de begin-en eindtijden bijhouden.
Hierna kunnen de tijden op normale wijze gecorrigeerd worden.
Omdat meerdere registraties (2 uur in tijdsduur) in één uur gezet moeten worden, betekent dit dat er een probleem kan ontstaan wat betreft het kiezen van de nieuwe begin- en eindtijd. Hierbij is de regel dat het eigenlijk niet exact uitmaakt hoelaat de daadwerkelijke registratie is geweest, zolang zowel de totale tijd per registratie (i.v.m. facturatie, verloning, declaratie) als de tijden tussen eind en start (i.v.m. reistijd) van de registraties intakt blijven.
Zorgregels die tot stand zijn gekomen door een regel uit het arrangement volgens het 'op afspraak'-principe, hebben een starttijd toebedeeld gekregen van 00:00 uur. In het geval op de zondag waarop de wintertijd is ingegaan een dergelijke regel aanwezig was, die 3 uur of langer duurde, dan betekent dit dat een dergelijke regel 1 uur langer duurt. Dit is op te lossen door de uursoorten in het arrangement op de betreffende zondag aan te passen (- 1 uur) of te verwijderen (dit kan met terugwerkende kracht gedaan worden). In het laatste geval kan, handmatig en al dan niet geboekt op een dummy-medewerker, de zorgregel handmatig ingevoerd worden.
De duur van een dienst in Ons Planning wordt gedurende de overgang van zomertijd naar wintertijd ook anders weergegeven. In dit voorbeeld staat vermeld dat de dienst 8 uren duurt, terwijl de begin- en eindtijd omgerekend 7 uur is. In dit voorbeeld is al wel rekening gehouden met de overgang naar wintertijd. Op het eerste ogenblik lijkt dit onjuist, maar de duur van de dienst is daadwerkelijk 8 uren. In het geval dat een bepaalde dienst op een bepaalde tijd wordt overgenomen door iemand anders, dan dient dit handmatig te worden aangepast. Dit kan zowel van tevoren in Planning als achteraf in Administratie.
De duur van de zorg, die een cliënt ontvangt, zal niet wijzigen i.v.m. de overgang naar de wintertijd. Is het echter de bedoeling dat de eindtijd bij de cliënt dezelfde blijft (bijvoorbeeld bij een slaapdienst), dan dient dit handmatig te worden aangepast. Dit kan zowel vooraf in Planning als achteraf in Administratie.