Met afronden wordt de registratie van ongecorrigeerde tijd naar gecorrigeerde tijd omgezet.
Afronden is gemaakt om de manier van registreren na te bootsen zoals een medewerker die met de hand schrijft. We merkten dat bij automatische registratie, bijvoorbeeld via TouchPro, vrijwel altijd een productieverlies optrad ten opzichte van handmatig tijden opschrijven. Dit kwam voornamelijk omdat medewerkers zelf standaard al in eenheden van vijf minuten schrijven, en daarbij zelden naar beneden afronden.
De afgeronde tijd wordt zowel gebruikt voor declaratie en facturatie als verloning en het compensatiesaldo. Het effect op gewerkte tijd is minimaal, omdat afronding altijd alleen ten koste van reistijd gaat.
Afronden is altijd afronden naar boven, op zo'n manier dat er voor een medewerker nooit overlappende registraties ontstaan. Een medewerker kan immers niet twee verschillende adressen tegelijk bezoeken.
Beleidsprofiel
Afronden is de toepassing van het beleidsprofiel met inachtneming van eventuele opvolgende registraties van dezelfde medewerker. de volgende volgorde wordt aangehouden:
-
Neem de ongecorrigeerde tijd van de registratie.
-
Pas de minimale bezoektijd toe.
-
Pas de afronding toe.
-
Pas de maximale bezoektijd toe.
-
Corrigeer overlap met eventuele opvolgende registraties van dezelfde medewerker.
-
Herverdeel de activiteiten.
Zie ook Beleidsprofielen configureren.
Reistijd
Als de volgende registratie begint na de af te ronden tijd, berekent de applicatie de overblijvende tussenliggende tijd als reistijd. De regels m.b.t. het berekenen van de reistijd gelden voor alle registraties, ongeacht de aard (directe cq indirecte uursoorten). Alleen voor de eerste en na de laatste registratie op een dag (tussen 0.00 en 24.00 uur), onafhankelijk van de dienst, wordt geen reistijd berekend.
Zie ook Reistijd configureren.
Onderaannemer
Als de medewerker een onderaannemer is, wordt niet afgerond. Dit is gedaan omdat deze regels altijd geïmporteerd worden vanuit een externe bron, en de eventuele afronding in de externe bron al uitgevoerd moet zijn.
Zie ook Registreren met onderaannemers in Ons.
Afronding van registraties uit Ons Planning
Als gebruik gemaakt wordt van het principe 'Planning is realisatie' worden zorgregels zoals deze in Ons Planning staan na de dienst naar Ons Administratie geëxporteerd. Wanneer er beleidsregels (uit de eerder genoemde beleidsprofielen) actief zijn, wordt deze afronding ook op de zorgregels uit Ons Planning toegepast. Het kan voorkomen dat deze uitkomst niet wenselijk is. Om deze reden is het mogelijk gemaakt om dergelijke afrondingen niet plaats te laten vinden. Deze optie is met een toekomstige datum instelbaar.
Zie ook Ons Planning: registraties configureren.
Afronding van groepsregistraties uit Ons Agenda
De volledig geregistreerde tijd van groepsregistraties in Ons Agenda wordt naar Ons Administratie verstuurd en wordt verdeeld aan de hand van productafleiding. Daar wordt het principe van bankafronden toegepast:
Alles lager dan 0,5 minuten wordt naar beneden afgerond en alles gelijk aan of hoger dan 0,5 minuten wordt naar boven afgerond. Hieronder vier voorbeelden:
-
0,2 wordt afgerond naar 0
-
3,5 wordt afgerond naar 4
-
5,4 wordt afgerond naar 5
-
10,9 wordt afgerond naar 11
Herverdelen van activiteiten na afronden
Zodra een registratie afgerond wordt, verandert de duur van de registratie. Hierbij blijft het percentage, de verdeelsleutel, behouden. De berekening is dan als volgt:
-
Neem de totaal te verdelen tijd A. Dat is de tijdsduur van de afgeronde registratie.
-
Rond de eerste activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut. Hierbij wordt 0,5 minuut naar boven afgerond.
-
Trek de tijd van de eerste activiteit af van de nog te verdelen tijd A. Hierdoor blijft over de resterende te verdelen tijd B.
-
Rond de tweede activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut. Hierbij wordt 0,5 minuut naar boven afgerond.
-
Trek de tijd van de tweede activiteit af van de resterende te verdelen tijd B.
-
En zo voort voor eventueel verdere activiteiten binnen de registratie. De laatste activiteit krijgt de volledige nog te verdelen tijd B.
Voorbeelden
Voorbeeld afronding: Registratie handmatig muteren
Dit is een verdeelde registratie met 20 minuten PV en 40 minuten VP.
Muteren we deze zorgregel, door een eindtijd van 10:45 te kiezen, dan wordt de zorgregel als volgt:
Voorbeeld afronding: Corrigeren van overlap
Zodra er een opvolgende registratie is met overlap op de voorgaande registratie dan is te zien dat de voorgaande registratie wordt gecorrigeerd. De eindtijd (10:45) wordt gecorrigeerd naar een aangepaste eindtijd (10:30) zodat er geen overlap is met de begintijd van de volgende registratie (11:00).
In dit voorbeeld is goed het verschil tussen ongecorrigeerde tijd en gecorrigeerde tijd te zien. Dit verschil is belangrijk bij het maken van een keuze voor oprondinstellingen.
Het is niet mogelijk overlappende registraties met de hand te maken. Overlappende registraties kunnen ontstaan doordat eerst met de hand een registratie is ingevoerd, en daarna vanaf een geautomatiseerde bron, bijvoorbeeld de TouchPro of vanuit Ons Planning.
Voorbeeld afronding: Toepassen minimale bezoektijd
Dit is een voorbeeld met een instelling in het beleidsprofiel waarbij de minimale bezoektijd 10 minuten is.
De werkelijke eindtijd (16:02) is twee minuten na de werkelijke begintijd waardoor de werkelijke tijdsduur 2 minuten is.
Doordat de minimale bezoektijd 10 minuten is, wordt de gecorrigeerde eindtijd 16:10 en de gecorrigeerde tijdsduur 10 minuten.