Dashboard toegelicht

Takenlijst

Het dashboard bevat diverse taken op het gebied van financiële stromen. Hieronder staat een algemene toelichting op deze taken. In de handleiding Berichten klaarzetten en versturen via het dashboard staat uitgelegd hoe berichten via deze taken klaargezet en verstuurd kunnen worden aan het zorgkantoor.

• Melding aanvang zorg maken (iWlz): hier wordt aangegeven hoeveel meldingen aanvang zorg gemaakt moeten worden en wat de deadline hiervoor is. Let op: Dit geldt alleen voor cliënten die in zorg zijn.

• Melding start maken (iWmo/iJw): hier verschijnt een melding op het moment dat er een startbericht gemaakt dient te worden voor een toewijzing. Let op: Dit geldt alleen voor cliënten die in zorg zijn.

• Melding stop maken (iWmo/IJw): volgens de beleidsregels is het verplicht om binnen de iWmo en iJw bij beëindiging van de zorg altijd een stopbericht te sturen, ook als dit op de einddatum van de toewijzing gebeurt.

• MAZ-bericht aanmaken: hier wordt aangegeven hoeveel MAZ berichten klaar staan om aangemaakt te worden.

• MUT-bericht aanmaken: hier wordt aangegeven hoeveel MUT berichten klaar staan om aangemaakt te worden. Het is mogelijk om dit voor iWmo en iJw automatisch te laten gebeuren. Zie hiervoor Configuratie: Triggers.

• MAZ/MUT later te versturen: als de start- of mutatiedatum meer dan 30 dagen in de toekomst ligt, kan geen bericht worden aangemaakt. Binnen deze termijn kan dat wel, maar deze berichten kunnen pas worden verstuurd op of na de ingevoerde datum. Bij deze taak wordt aangegeven hoeveel berichten er reeds zijn aangemaakt met een datum binnen nu en 30 dagen. Deze kunnen zo nodig nog worden verwijderd. Op de dag van de start- of mutatiedatum wordt het bericht klaargezet onder de desbetreffende optie om feitelijk te worden aangemaakt. Dit geldt ook voor iWMO/iJW berichten.

• MAZ/MUT functies/zzps (nog) niet geaccepteerd (iWlz): Bij het opsturen van een MAZ komt de cliënt in deze signalering te staan totdat er een retourbericht op deze MAZ is ingelezen. Er wordt dus gesignaleerd of er retourberichten worden ontvangen. Daarnaast geldt, als er sprake is van afkeur van de MAZ, dan komt dit ook in deze signalering terug.

• Berichten aanmaken (iWmo/iJw): hier staat het aantal berichten (iWmo/iJw) dat kan worden aangemaakt.

• Start/stop later te versturen: hier staat aangegeven hoeveel berichten er reeds zijn aangemaakt met een datum binnen nu en 30 dagen.

• Zorgregels completeren: hier staat informatie over zorgregels die gecompleteerd kunnen worden (bijvoorbeeld; onbekende cliënten/medewerker of ontbreken eindtijd).

Signaleringen op basis van triggers

In verschillende situaties kan het wenselijk zijn om een automatische signalering te tonen. Hiervoor is een functionaliteit aanwezig waarmee op basis van een trigger een signalering wordt getoond. Welke signalering wordt getoond is afhankelijk van de geconfigureerde triggers. Meer hierover is te vinden in het artikel Configuratie: Triggers.

Signaleringen laten verdwijnen of handmatig afhandelen

Sommige signaleringen verdwijnen automatisch, terwijl andere handmatig afgehandeld kunnen worden. Voor het handmatig afhandelen van een signalering gebruik je de knop Afgehandeld. Het is niet zo dat elke signalering die afgehandeld kan worden, niet automatisch kan verdwijnen.

Een voorbeeld hiervan zijn Verlopen zorglegitimaties: als er een aanvraag wordt gedaan of er een nieuwe toewijzing wordt ingelezen, verdwijnt deze signalering alsnog automatisch (en komt de cliënt ook niet tussen de afgehandelde signaleringen te staan).

• Signalering wordt automatisch verwijderd: als de achterliggende oorzaak van de signalering er niet meer is.

  Voorbeeld: Als er een signalering is dat er een ongeldig bsn is, kan de oorzaak opgelost worden. Door op de signalering te klikken, de juiste cliënt te zoeken en een geldig bsn in te voeren, verdwijnt de signalering op het dashboard.

• Signalering moet handmatig worden verwijderd: als de signalering op het dashboard aanwezig blijft, terwijl het probleem achter de signalering is opgelost maar dit er niet toe heeft geleid dat de signalering automatisch is opgelost. Gebruik hiervoor de knop Afgehandeld. De signalering verdwijnt dan bij alle gebruikers. Je collega's zien de afgehandelde signalering dan ook niet meer

Signaleringen bij de cliënt

Naast de signaleringen op het dashboard, zijn dezelfde signaleringen ook zichtbaar bij een cliënt. Deze zijn te vinden in het rechtermenu onder het tabblad 'overzicht' bij een cliënt. Door in dit menu op een signalering te klikken, opent een scherm met details van de signaleringen.

De signaleringen die hier worden weergegeven zijn dezelfde als op het dashboard, maar dan cliëntspecifiek.

Lijst met signaleringen

Er zijn verschillende mogelijke signaleringen:

• Verjaardagen van cliënten: deze signalering toont de verjaardagen van cliënten voor een komende periode.

• Verjaardagen van medewerkers: deze signalering toont de verjaardagen van medewerkers voor een komende periode.

• Verlopen zorglegitimaties: deze signalering toont het aantal indicaties/toewijzingen die gaan verlopen of inmiddels zijn verlopen. Deze signalering houdt rekening met reeds aangevraagde nieuwe indicaties of toewijzingen.

• Nieuwe zorglegitimaties: deze signalering geeft aan hoeveel nieuwe zorglegitimaties aanwezig zijn. Deze signalering verschijnt op het moment dat een indicatiebesluit of toewijzing is ingelezen.

• Aangevraagde zorglegitimaties: met deze signalering is er in een oogopslag te zien of er nog aanvragen voor zorglegitimaties uitstaan, waarvoor de legitimatie of toewijzing nog niet ontvangen is. Dit geldt voor WMO315, JW315 en reguliere indicatie-aanvragen. Zijn er binnen een aanvraag meer producten vastgelegd, dan worden ze per cliënt seperaat getoond. Pas als voor alle producten een legitimatie is ingelezen, verdwijnt de signalering. Aan de kleur van het driehoekje is te zien of de verwachte datum bij een reguliere indicatie-aanvraag, of de aanmakdatum bij een Wmo- of Jw-toewijzing, al dan niet verstreken is. Bij groen ligt deze datum nog in de toekomst. Bij geel geldt dat deze datum verstreken is.

• Cliënten die bijna 18 zijn: op deze lijst verschijnen cliënten die binnen 6 weken 18 jaar oud worden. Groene icoontjes voor in de toekomst, oranje als de cliënt binnen 1 week 18 wordt en een rood icoon als deze datum in het verleden ligt.

• Uitstaande acties: deze signalering is bedoeld om de ingelogde medewerkers een overzicht te geven van de acties die zij (of een collega met dezelfde deskundigheid) hebben uitgezet en die nog niet zijn afgerond.

• Openstaande acties voor uw deskundigheid: deze signalering toont de acties die nog open staan voor de deskundigheid van de ingelogde medewerker.

• Dubbele burgerservicenummers: deze lijst geeft het aantal cliënten aan waarbij het ingevulde BSN ook bij andere cliënten wordt gebruikt.

• Onvolledige burgerservicenummergegevens: deze lijst geeft aaan hoeveel en welke cliënten een onvolledig BSN hebben, of waarvan de identiteit nog niet gecontroleerd is.

• Zorgarrangementen zonder zorglegitimatie: deze signalering geeft aan hoeveel zorgarrangementen de komende periode niet meer gelegitimeerd zijn. Deze signalering is altijd zichtbaar op het dashboard.

• Klok TouchPro vaak verzet: deze signalering laat zien bij welke medewerkers de klok op de TouchPro telefoon vaak is verzet. Dit zou namelijk op onjuistheden in de registraties kunnen duiden. (Helaas werkt het controle uitvoeren niet op de gewenste wijze: de gecontroleerde medewerker wordt niet van de lijst verwijderd.)

• Trajectfinanciering: deze signalering laat zien wanner het budget van de trajectfinanciering overschreden wordt. Dit geldt uitsluitend voor handmatige financieringsstromen met de typering Traject.

• Gesloten subtraject aangepast: deze signalering wordt getoond als er aanpassingen zijn gedaan in reeds gesloten GGZ DBC-subtrajecten. Hiermee kan worden voorkomen dat aangepaste of toegevoegde registraties gemist worden in de declaratie.

• Aangevraagde producten in afwachting, afgekeurd of in onderzoek: deze signaleringen zijn gebaseerd op de retourberichten van de VOT en VOW. De gemeente beoordeelt deze verzoeken binnen 5 werkdagen en kan op 3 manieren reageren:

  • Verzoek goedkeuren: de gewenste toewijzing wordt omgezet en verstuurd naar zorgaanbieder.

  • Verzoek afkeuren: hiervoor wordt het 319-antwoordbericht gebruikt. Hiermee geeft de gemeente aan dat het verzoek is afgewezen, en ook met welke reden.

  • Verzoek onderzoeken: als de gemeente meer dan 5 werkdagen nodig heeft om te reageren, kan de gemeente via het antwoordbericht aangeven dat er onderzoek moet worden gedaan. Vervolgens wordt het verzoek alsnog goedgekeurd of afgekeurd.