Bedoelde je soms ?
Het is mogelijk om in Ons Planning medewerkers toe te voegen. Deze mogelijkheid bestaat omdat het in sommige gevallen nodig kan zijn om medewerkers die nog niet in Ons Administratie staan, maar wel snel zorg moeten kunnen verlenen, in te kunnen roosteren op diensten.
Dit heeft als voordeel dat roosteraars en planners flexibeler kunnen zijn op momenten waarop dat nodig is. Maar ook heeft het een potentieel nadeel: het kan namelijk zijn dat de medewerker alleen in Ons Planning wordt toegevoegd en later of helemaal niet in Ons Administratie. Hierdoor kunnen Gegevensconflicten ontstaan. Hoe gegevens uitgewisseld worden tussen Ons Administratie en Ons Planning lees je hier: Gegevensoverdracht tussen Ons Administratie en Ons Planning.
Als regel kan je het volgende afspreken:
In normale situaties: voeg medewerkers toe via Ons Administratie. Kijk daarna in Ons Planning en rooster de medewerker in.
Als het niet anders kan (de roosteraar heeft een acuut roosterprobleem en heeft geen toegang tot het medewerkerbeheer in Ons Administratie): Voeg de medewerker toe in Ons Planning, rooster de medeerwerker in, maar neem ook meteen contact op met de medewerkeradministratie zodat de medewerker goed wordt ingevoerd in Ons Administratie en daarna gegevensconflicten op korte termijn opgelost kunnen worden.
De handeling om een medewerker toe te voegen is vrij eenvoudig.
Ga in Ons Planning in het linkermenu naar Medewerkers.
Klik onderin het scherm op Nieuwe medewerker.
Voer de gegevens in zoals gewenst.
Vervolgens kan je de medewerker aan een team toewijzen en inroosteren.
Je kunt beperkt gegevens van medewerkers in Ons Planning aanpassen. Dit betreft gegevens die specifiek voor Ons Planning gelden en gegevens die noodzakelijk zijn in het geval een medewerker snel ingeroosterd moet kunnen worden. Deze zijn als volgt:
Afkorting / initialen
De afkorting wordt in het rooster gebruikt om aan te duiden welke medewerker op welke dienst is ingeroosterd. Soms komt dezelfde (automatisch gegenereerde) afkorting op een roosterbord te staan wat verwarrend is. Bijvoorbeeld Henk Jansen (HJ) en Hilde Jongsma (ook HJ). OM deze reden kan je bij de medewerkergegevens in Ons Planning ( Medewerkers Persoonlijke gegevens Afkorting ) dit aanpassen.
Contractdatum (in dienstdatum)
Je kunt de indienst en uitdienstdatum aanpassen. Maar gebruik ook dit zorgvuldig, want in principe worden deze gegevens uit Ons Administratie overgenomen. Gebruik dit bijvoorbeeld als een medewerker die niet meer in dienst was, weer in dienst komt maar administratief nog niet volledig verwerkt is en al wel snel ingeroosterd moet kunnen worden.