Bedoelde je soms ?
Overzichtshandleidingen over Ons Agenda
Raadpleeg voor algemene en overzichtsinformatie de onderstaande overzichtshandleidingen over Ons Agenda:
Ons Agenda: toegelicht: een algemene toelichting op de mogelijkheden van Ons Agenda
Ons Agenda: configuratie: een overzicht van alle benodigde configuratiestappen rondom Ons Agenda
Ons Agenda: gebruik: een overzicht van alle mogelijke gebruiksopties voor Ons Agenda
Uitleg over benodigde autorisaties is te vinden in Ons Agenda: autorisaties.
Bekijk het filmpje hieronder (of klik op deze link om 'm op YouTube te bekijken) om snel te weten hoe je afspraken toevoegt, bewerkt en verwijdert, of volg de uitgeschreven stappen uit deze handleiding.
Open Ons Agenda en open indien nodig de agenda van de cliënt of medewerker waarvoor een afspraak aangemaakt moet worden.
Klik op de groene knop Toevoegen of klik op de gewenste dag ter hoogte van de gewenste begintijd en sleep tot de gewenste eindtijd. Op deze manier kan een afspraak toegevoegd worden waarbij datum, begin- en eindtijd direct ingesteld zijn..
Kies in beide gevallen voor de knop Afspraak maken.
Na het uitvoeren van één van de hierboven beschreven manieren voor het toevoegen van een afspraak, verschijnt het volgende scherm:
Vul hier een omschrijving voor de afspraak in.
Vul optioneel een label in om de afspraak te markeren.
Voeg de betrokken medewerkers, cliënten en/of locaties toe. Door te klikken op de betreffende grijze knop, verschijnt een zoekveld:
Dit zoekveldt houdt rekening met de periode waarin gezocht wordt.
Cliënten die in de periode waarin gezicht wordt, op "in zorg" of op de wachtlijst staan, worden getoond.
Betreft het een periode in het verleden en is de cliënt inmiddels uit zorg, dan wordt de cliënt getoond met een rode markering met 'uit zorg'.
Aan- en afwezigheid cliënt
Wanneer er een cliënt geselecteerd wordt, dan verschijnt er onder het kopje 'uursoort' een extra knop ' cliënt aanwezig '. Door op deze knop te klikken, verandert deze naar ' Cliënt niet aanwezig '. Staat de knop op 'Cliënt aanwezig'? Dan wordt de afspraak ook getoond in de cliëntagenda en in Caren en krijgt de cliënt via Ons Notificatie een notificatie voor deze afspraak (als dit is ingesteld). Ook toont Ons Agenda in dit geval een waarschuwing als er sprake is van conflicterende afspraken voor de client.
De standaard staat van een cliënt (aan- of juist afwezig), is in te stellen bij de Agenda-instellingen.
Bij het kiezen van een locatie kan gekozen worden voor een locatie uit de locatiegram of voor een zelf toegevoegde locatie.
Vul de gewenste datum in.
Geef aan of het een herhaalde afspraak is. Zie uitleg hierover verderop in deze handleiding.
Geef aan wat de begin- en eindtijd van de afspraak is. Bij het invoeren van de tijd wordt automatisch gecontroleerd of er overlap is met afspraken van de betrokken personen. Indien een cliënt bij de afspraak aanwezig is, wordt ook gecontroleerd op overlap met de ingeplande momenten van de cliënt uit Ons Planning en de afwezigheid van de cliënt uit de cliëntagenda.
Door te klikken op Afspraak inplannen worden de agenda's van de bij de afspraak betrokken personen getoond. Dit vereenvoudigd het aanmaken van een afspraak voor meerdere medewerkers.
Staat bij de Agenda-configuratie-opties ingevoerd dat er ook reistijd bij een afspraak weergegeven kan worden? Dan is het blokje 'Reistijd toevoegen' zichtbaar. Door op dit blokje te klikken, verschijnen twee velden om respetievelijk de tijd voor de heenreis en terugreis in te voeren. Deze tijd zal na het aanmaken van de afspraak voor- en na de afspraak in de agenda getoond worden.
Staan bij de Ons Agenda-configuratie-opties zowel 'Reistijdweergave inschakelen' als 'de uitgebreide werkwijze inschakelen' aan? En staat bij het scherm ' agenda-registratie-instellingen' de optie 'Reistijden vooraf invullen in registraties' aan? Dan wordt de reistijd uit de afspraak automatisch ingevuld en als reistijdregistratie meegenomen bij het registreren van de afspraak. Zie voor meer informatie over de uitgebreide werkwijze Ons Agenda: standaard vs uitgebreide workflow.
Selecteer een uursoort voor de afspraak. Directe uursoorten worden alleen weergegeven wanneer er een cliënt toegevoegd is aan de afspraak.
Als je een registratie maakt met meer dan één client, waarbij je per client een bijbehorend uursoort toevoegt, dan zie je in het pop-upvenster met afspraakdetails geen uursoorten staan.
Optioneel is aan te geven of het een privé- afspraak is. Dit houdt in dat alleen de toegevoegde medewerkers de titel en inhoud van de afspraak kunnen inzien. Een afspraak kan alleen privé zijn als er geen cliënt aan de afspraak is toegevoegd.
Hier wordt getoond welke personen aan de afspraak zijn toegevoegd en of er overlap bestaat:
Als er bij een persoon een uitroepteken wordt getoond, dan betekent dit dat er overlap is. Bij het ontbreken van een icoon is er geen overlap gevonden. Mogelijk wordt er een vraagteken getoond, wat aangeeft dat het systeem nog bezig is met het bepalen of er overlap is of niet. Indien door een technische oorzaak de gegevens niet goed verwerkt kunnen worden, dan zal een kruis getoond worden.
Vul hier aanvullende informatie in die betrekking heeft op de afspraak.
Let op: Deze aanvullende informatie wordt naar Caren gesynchroniseerd bij alle (uitgenodigde) cliënten, als die cliënten een Caren-koppeling hebben.
Door op Opslaan te klikken, wordt de afspraak opgeslagen en toegevoegd aan de agenda('s).
Ook wordt de afspraak getoond op de Luna als de cliënt hiervan gebruikt maakt.
Via het agenda-overzicht kunnen veel details van een afspraak bekeken worden zonder dat de afspraak direct geopend hoeft te worden.
Klik op de afspraak waarvan je de details wil inzien.
Een pop-up scherm verschijnt. Hier zijn cliëntgegevens te zien van de cliënt(en) met wie er een afspraak is, en informatie over eventuele freqentie, uursoorten en betrokken medewerkers.
Klik op de naam van de cliënt(en) om een nieuwe pop-up te openen, met detailinformatie over de cliënt. Ook vind je hier diverse linkje naar specifieke onderdelen uit het dossier van de cliënt.
Alleen als er bij het aanmaken van een afspraak een uursoort is toegevoegd, wordt deze in het pop-upvenster vanuit een locatieagenda weergegeven.
Er worden namelijk geen uursoorten weergegeven in het pop-upvenster vanuit een locatieagenda als bij het aanmaken van de afspraak geen uursoort is toegevoegd. Ook als er pas bij het maken van een registratie een uursoort wordt toegevoegd, is deze niet zichtbaar in de locatieagenda (wel vanuit de medewerkeragenda). De reden hiervoor is dat wij een event/afspraak weergeven en niet de geregistreerde afspraak.
In vervolg op reeds ingeplande afspraken kunnen eenvoudig vervolgafspraken aangemaakt worden. Het voordeel van deze werkwijze is dat de omschrijving en aanwezigen overgenomen worden uit de reed gemaakte afspraak. Een vervolgafspraak kan aangemaakt worden op alle gemaakte afspraken, ongeacht of deze zich in het verleden of in de toekomst bevinden.
Ga naar de afspraak in Ons Agenda waar een vervolg op moet komen en beweeg de muis over de betreffende afspraak om het detailvenster te laten verschijnen.
Klik op Vervolg.
In het bovenstaande voorbeeld bevindt de afspraak zich in het verleden. Indien de afspraak zich in de toekomst bevindt, dan wordt de knop Vervolg vergezeld door een rode knop Weigeren en een grijze knop Bewerken.
In Ons Agenda is het mogelijk om afspraken voor andere medewerker(s), cliënt(en) of locatie(s) te maken zonder dat de aanmaker daar zelf bij vermeld wordt. Dit is bijvoorbeeld handig voor secretariaten, waar vaak afspraken voor anderen gepland worden.
Ga (ingelogd in je eigen medewerker-account) naar de Ons Agenda applicatie en klik onder de "Mijn profiel"-instellingen op Agenda-instellingen.
De gebruiker kan zelf het vinkje "Voeg jezelf automatisch toe bij het maken van afspraken in andere agenda's" aan- of uitschakelen.
Als het vinkje uitstaat, dan zal de naam van de gebruiker niet toegevoegd worden aan afspraken die in andere agenda's aangemaakt worden. Dit geldt niet als de gebruiker een afspraak in de eigen agenda maakt (al dan niet met anderen toegevoegd). In dat geval blijft de naam van de gebruiker staan, ookal staat het vinkje uit.
Wil je een kamer reserveren? Daarvoor kan je ook Ons Agenda gebruiken. Dit kan handig zijn voor een behandelkamer, spreekkamer, behandelruimte, etc. Als je dit instelt, krijgt de gebruiker ook een signalering te zien als de ruimte al gereserveerd is.
Maak een locatie per spreekkamer. Vink daarbij intramuraal aan, geef als capaciteit '0' cliënten aan, en stel als type kamer in.
Je kunt vervolgens de ruimte reserveren in Ons Agenda door bij een afspraak een locatie in te voeren. Als de ruimte op het moment al bezet is, dan krijg je bij het maken van de afspraak een melding te zien.