Bedoelde je soms ?
Taak: Applicatie instellingen beheren
Ga in Ons Administratie naar Beheer Facturatie Debiteuren .
Het overzicht met debiteuren van de gekozen categorie verschijnt. Kies een categorie waar je een debiteur van wil toevoegen of aanpassen.
Klik op de naam van de debiteur om deze aan te passen, of onderaan op Nieuwe toevoegen voor een nieuwe debiteur.
Met de knop Verwijderen kun je een debiteur verwijderen als je deze per ongeluk hebt aangemaakt. Als er echter financiële boekingen aan de debiteur zijn gekoppeld, is het onmogelijk om de debiteur te verwijderen. In plaats daarvan kan je de debiteur een einddatum invoeren en/of de debiteur verbergen.
Niet elk veld is voor elk debiteurtype beschikbaar. Een gemeente kent andere velden dan bijvoorbeeld een zorgkantoor. Download dit overzicht (Excel) om te zien welk veld voor welke debiteursoort beschikbaar is.
Het debiteurnummer dient uniek te zijn binnen de debiteursoort. In het geval van cliënten is het cliëntnummer ook het debiteurnummer. Dit nummer is aanpasbaar, mits deze binnen de debiteursoort uniek blijft.
De lijst van cliëntdebiteuren wordt aangepast op basis van een van de volgende acties:
nadat er een facturatierun is gedraaid voor de legitimatie van de cliënt waarvoor deze debiteur geldt (b.v. in het geval van een PGB), en/of;
nadat het factuuradres bij de cliënt is ingevoerd.
Naam van de organisatie of gemeente.
De gemeente in Nederland met daarachter de gemeentecode. De getoonde lijst komt uit een landelijke database.
De Uzovi-code, welke gebruikt wordt door zorgverzekeraars en zorgkantoren. De UZOVI-code bij de zorgverzekeraar is te selecteren. Die van de zorgkantoren is automatisch gevuld en niet aanpasbaar.
Voor sommige verzekeringen geldt dat deze eigenlijk onder een andere Uzovi-code vallen. Als je deze informatie in zo'n geval bij de cliënt wilt vastleggen, kun je daarvoor een Label gebruiken. In het screenshot is het voorbeeld van Zorgzaam te zien. Deze valt onder de Uzovi-code van Unive: 0101. Zie Verzekeringsgegevens en COV-controle voor meer informatie.
De einddatum tot wanneer deze debiteur gebruikt kan worden. Geeft bij gemeente ook automatisch een einddatum aan gekoppelde producten bij deze gemeente.
Dit is een optioneel veld dat gebruikt kan worden voor diverse doeleinden. De waarde van dit veld kan onder andere in facturen opgehaald worden door middel van de [debiteur/externecode]-tag.
Dit veld bepaalt of de debiteur wel of niet gebruikt worden, en of deze debiteur zichtbaar is in het overzicht van debiteuren. Indien deze staat aangevinkt, dan is deze debiteur in het overzicht zichtbaar door de optie Toon verborgen debiteuren aan te vinken.
Het getoonde adres is het adres van het type dat volgens de prioritering van adressen het hoogste adres is dat is gevuld. Zie ook: Adressen toegelicht.
Dit zijn de contactgegevens waar de declaratie / factuur aan gericht is.
Hier kan de contactpersoon binnen een organisatie ingevoerd worden.
Naam van de rekeninghouder.
Woonplaats van de rekeninghouder.
IBAN (Bankrekeningnummer) van de rekeninghouder.
BIC (Code voor de aanduiding van de bank) van de rekeninghouder.
Rekeningnummer van de rekening-courant-rekening.
Is er een standaard betalingsmethode voor het type debiteur ingesteld? Dan neemt het scherm deze betalingsmethode automatisch over. De methode kan daarbij nog wel per debiteur aangepast worden.
In het geval een verzekeraar of gemeente (nog) geen retourberichten kan versturen, kan hiermee het handmatig goed- en afkeuren van facturen worden geactiveerd.
Voor de ZVW-aanlevering willen sommige verzekeraars de daadwerkelijke aanleverperiode in de AW319-aanlevering in het voorlooprecord hebben staan. Deze optie heeft geen effect op de declaratieperiode van de individuele factuurregels en prestatierecords.
Voor de ZVW-GZSP hebben sommige verzekeraars specifieke eisen over de aanlevering van de AGB-code bij de producten 1000, 1001, 1002, 1003, 1010, 1011 en 1012. Met deze setting kan het gedrag gespecificeerd worden in de AW319. Gebruik deze optie alleen als declaraties anders niet worden geaccepteerd door de verzekering. Dit kan eerdere declaraties beïnvloeden. Je kunt de volgende opties selecteren:
- Gebruik de AGB-code van regiebehandelaar als de medewerker geen AGB-code heeft
Kies dit als een medewerker tijd heeft geschreven, maar zelf geen AGB-code heeft. In dat geval gebruik je de AGB-code van de regiebehandelaar bij het declaratieveld Behandelaar/uitvoerder in declaratiebestanden voor de GZSP-producten 1000, 1001 en 1003.
Als een medewerker op dit moment wél een AGB-code heeft, zal het aanzetten van dit vinkje geen invloed hebben op de declaratie. In dat geval blijft, zoals beschreven in de documentatie van Vektis, de AGB-code van de zorgverlener voorkomen in de AW319.
Let op: Deze werkwijze wijkt af van de voorschriften en regelgeving vanuit de standaard (Vektis). We hebben dit echter toch op deze manier mogelijk gemaakt ,omdat dit overeenkomt met hetgeen sommige zorgverzekeraars verwachten. Gebruik deze optie enkel in het geval er reeds afkeur is opgetreden in de declaratie door de verzekeraar op basis van bovengenoemde reden. Dit kan eerdere declaraties beïnvloeden. Selecteer deze optie dus niet voor elke zorgverzekeraar!
- Gebruik altijd de AGB-code van de regiebehandelaar
Bij een aantal verzekeraars werd de declaratie voor de GZSP afgekeurd, omdat niet altijd de AGB-code van de regiebehandelaar aangegeven werd. Met deze optie op verzekeraarsniveau kan je aangeven dat voor de prestaties 1000, 1001 en 1003 altijd de AGB-code van de regiebehandelaar meegegeven moet worden in de declaratie voor het veld Behandelaar/uitvoerder in de AW319.
Let op: Gebruik deze optie alleen als declaraties afgekeurd worden door de verzekering. Deze instelling kan resulteren in credit- en debetregels over voorgaande periodes.
Vanaf de ingestelde datum zal de AGB-code van de behandelaar worden gebruikt voor de reistoeslag (1002) in de AW319.
Voor de ZVW-GZSP eisen sommige verzekeraars dat reistoeslag gesplitst wordt per dag. Met deze setting kan het gedrag gespecificeerd worden in de AW319. Gebruik deze optie alleen als declaraties anders niet worden geaccepteerd door de verzekering. Dit kan eerdere declaraties beïnvloeden. Deze optie heeft geen invloed op declaraties na 01-05-2022, omdat splitsen dan verplicht is.
Voor de ZVW-GZSP eisen sommige verzekeraars dat als een integraal product (1004, 1005, 1006) wordt aangeleverd met een ander product dat de prestaties in de AW319 opgesplitst worden in losse prestaties per dag. Gebruik deze optie alleen als declaraties anders niet worden geaccepteerd door de verzekering. Dit kan eerdere declaraties beïnvloeden.
ZVW-registraties voor datums na de ingevoerde datum resulteren in gesplitste AW319 ZVW-declaraties per zorglegitimatie. Over dit veld is meer informatie beschikbaar in de handleiding ZVW-declaratie: Startdatum splitsen per zorglegitimatie.
Selecteer deze optie als je wilt wachten met het sturen van een correctie voor een declaratie tot de retourinformatie voor die declaratie van de zorgverzekeraar is ontvangen. Alleen de GZ321-export maakt gebruik van deze instelling.
Selecteer deze optie om vast te leggen dat de debiteur de factuur per mail wil ontvangen. Deze waarde wordt vervolgens gevuld in het masterdebtor-bestand van de Exact-boekhoudingsexport.
Wanneer na het overlijden van een cliënt een COV-controle wordt uitgevoerd, dan wordt de zorgverzekering ook beëindigd. Hierdoor wijzigt de Uzovi-code op mutatiedagen naar de Uzovi-code uit de WLZ-toewijzing. Sommige zorgverzekeraars keuren hierdoor vervolgens deze factuurregels af met bijvoorbeeld de melding 'Debetregel en identieke creditregel in hetzelfde bestand is niet toegestaan'. Je kunt met deze optie instellen dat in een dergelijk geval altijd de Uzovi-code van de zorgverzekeraar wordt toegepast.
Voor eventuele correcties moet de factuur eerst teruggedraaid worden, zodat tijdens een nieuwe AW319-export de AGB-code kan worden bepaald. Dit betekent ook dat dit vervolgens handmatig gecorrigeerd moet worden in het boekhoudpakket, omdat er een nieuw factuurnummer wordt uitgegeven.
Bij een doorlopende toewijzing hanteren wij in de iWmo/iJw 323-export de einddatum van de productperiode. Aangezien er ook gemeentes zijn die in deze situatie graag altijd de laatste dag van de kalendermaand willen zien, kun je hier specificeren welke laatste dag van de kalendermaand je in exports wilt terugzien. Vul hier een vanaf-datum in.
Let op: Wanneer je hier een datum in het verleden kiest, kunnen er credits ontstaan in verband met het corrigeren van eerder aangeleverde datums.
Voor declaraties over periodes vanaf deze datum zorgt een verandering in toewijzingnummer ervoor dat er voor deze debiteur gecrediteerd wordt met het oude toewijzingnummer en opnieuw gedebiteerd wordt met het nieuwe toewijzingnummer. Deze datum moet op de eerste dag van de maand liggen, in lijn met de declaratieperiodes voor de iJw en iWmo.
Voor declaraties over periodes vanaf deze datum zorgt een verandering in het declareren van tijdgebaseerde producten in euros ervoor dat de eenheid wordt gedeclareerd als euros en het geleverde volume wordt gedeclareerd als het bedrag bij het doen van een export. Dit geldt alleen voor iWmo- en iJw-producten.