Bedoelde je soms ?
De invulvelden zijn voor de genoemde boekhoudkoppelingen nagenoeg gelijk. Het uitvoerbestand verschilt echter wel; selecteer dus het juiste type.
Door de overeenkomsten kunnen in dit artikel verschillende voorbeelden genoemd worden. De uitleg bevat daarom een algemeen deel (met daarin toelichting op de betekenis van de overeenkomende velden) en aanvullende toelichting op opties die specifiek gelden voor bepaalde export profielen.
De volgende exportprofielen worden in dit artikel toegelicht:
Exact
Exact Online
Afas (finance)
Bomas
Twinfield
Unit 4 Business World (UBW)
Synergy
Navision
Zie Boekhoudingsexports toegelicht voor meer informatie over boekhoudingsexports.
Om een exportprofiel toe te voegen ga je naar Beheer Export .
Hier is een lijst met bestaande exportprofielen zichtbaar. Voor het toevoegen van een nieuw profiel klik je onderaan op toevoegen.
Je komt nu in een scherm waar je een aantal gegevens dient in te vullen:
Vul een naam in die je wilt gebruiken voor het exportprofiel.
Selecteer het betreffende type exportprofiel.
Geef de datum op per wanneer er geëxporteerd moet worden. Let op, dit kan later niet meer veranderd worden!
Klik op opslaan.
Het exportprofiel is nu aangemaakt. Deze dient echter nog wel geconfigureerd te worden.
Kies in de lijst met exportprofielen de koppeling die zojuist is aangemaakt, of de koppeling die je wilt configureren. Vervolgens wordt een scherm met instellingen voor de betreffende koppeling geopend. Onderstaand worden de opties besproken die (in de meeste gevallen) bij de koppeling geconfigureerd dient te worden:
Type en naam: type en naam zijn overgenomen bij het aanmaken van het exportprofiel.
Filter: selecteer het gewenste filter waarop de export van toepassing is.
Begindatum profiel: dit is de begindatum van wanneer exportgegevens worden meegenomen.
Bestandsnaam: vul een gewenste bestandsnaam in. Standaard wordt bijvoorbeeld een datum meegegeven zodat duidelijk is van wanneer de export is.
Bedrijfsnummer: hier kan een bedrijfsnummer ingevoerd worden, zodat in Exact te achterhalen is vanuit welke pakket het betreffende bestand is geïmporteerd. Kies bijvoorbeeld voor het gebruik van Ons Administratie het getal 1, voor een ander pakket getal 2, etc.
Dagboeknummer: hier dient het dagboeknummer of 'journal number' ingevuld te worden. Let op, dit is een verplicht veld! Per exportprofiel kan slechts een dagboeknummer worden ingevuld.
Dagboektype: Ons ondersteunt verkoopboekingen. Hier dient de letter V (=verkoopboekingen) te worden ingevoerd.
Vervaldagen: het aantal vervaldagen dat hier wordt ingevuld, bepaalt wat de vervaldatum wordt in de export. De vervaldatum is de factuurdatum plus vervaldagen.
Neem alleen gefactureerde debiteuren op in het masterdebtorbestand: selecteer of alleen gefactureerde deibiteuren in het masterdebtorbestand moeten staan.
Gebruik (en reserveer) een nieuw factuurnummer voor retour-boekingen en exporteer dit als boekstuknummer: deze optie zorgt er voor dat een nieuw factuurnummer gereserveerd en gebruikt dient te worden als boekstuknummer voor retourberichten. Hierdoor is inzichtelijk wat de debetboeking en de retourboeking is. Let op, er wordt enkel bij een productie-export daadwerkelijk een boekstuknummer gereserveerd.
Factuur splitsen op periode geleverde zorg: hiermee kan aangegeven worden of de geleverde zorg wel of niet per periode dient te worden opgesplitst. De periode die hier wordt bedoeld, en ook als kolom 'periode' in het exportbestand terechtkomt, is de tijdseenheid die hieronder bij "Financiele periode" wordt gekozen.
Financiele periode: selecteer de gewenste financiele periode: Maand, vier weken of week.
Kostenplaats: hier kan gekozen worden welke kostenplaats het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar:
Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostenplaats
Kostenplaats: de kostenplaats uit de Organisatorische Eenheid (OE) (Standaard)
Product: niet van toepassing
Vaste waarde kostenplaats: indien bij Kostenplaats is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostenplaats te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden.
Kostendrager: hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar:
Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostendrager.
Kostenplaats: niet van toepassing
Product: hierdoor wordt de kostendrager gebaseerd op de productcode uit het filter (standaard)
Vaste waarde kostendrager: indien bij Kostendrager is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden.
Grootboekrekening: hier kan gekozen worden welke grootboekrekening het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar:
Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde grootboekrekening
Product: hierdoor wordt de grootboekrekening gebaseerd op de productcode uit het filter. Let op, vul in het betreffende filter alle grootboekrekeningnummers per product in.
Vaste waarde grootboekrekening: indien bij Grootboekrekening is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende grootboekrekening te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden.
Indien gevuld alleen facturen van de opgegeven AGB-codes exporteren: hiermee is het mogelijk om alleen de facturen van opgegeven AGB-codes te exporteren. Dit is handig indien de organisatie meerdere juridische entiteiten heeft. Een of meerdere AGB-codes kunnen opgegeven worden (kommagescheiden). Het kan daarvoor nodig zijn om meerdere exportprofielen te maken. Bijvoorbeeld AGB-codes 11111111 en 22222222 in het ene exportprofiel, 33333333 en 44444444 in het andere exportprofiel.
Wil je alleen facturen exporteren waaraan geen AGB-code is gekoppeld? Voer hier dan als AGB-code leeg in.
Wanneer de keuzes zijn gemaakt, dienen deze vervolgens te worden opgeslagen middels de knop 'Opslaan'. Het exportprofiel is nu aangemaakt en gereed om te worden gebruikt.
Voor de Twinfield-export zijn de invoervelden beperkter. Echter zijn er ook een aantal extra velden:
Project/activa: hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft in andere exports. De volgende opties zijn beschikbaar:
Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen. Zie Vaste waarde project/activa
Product: hierdoor worden de kostendrager gebaseerd op de productcode uit het filter (standaard)
Vaste waarde project/activa (indien van toepassing): indien bij Project/activa is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden.
Vaste waarde grootboekrekening kopregels (indien van toepassing): het is mogelijk om een standaard waarde voor de grootboekrekening in de kopregel van de boeking in te voeren.
Formaat van de datumvelden: het is instelbaar op welke wijze de datum geëxporteerd wordt. De enige mogelijke waarden zijn yyyy, MM, dd. (jaar, maand, dag). Let op: deze waardes zijn hoofdlettergevoelig; gebruik voor de maand (MM) altijd hoofdletters. De volgorde van de waardes is zelf te bepalen. Ook zijn koppeltekens ( - / ) toe te voegen.
Exporteer factuuromschrijving als boekstukomschrijving indien aanwezig: het is mogelijk om de factuuromschrijving als boekstukomschrijving te exporteren.
Voor de Bomas-export zijn de invoervelden nagenoeg gelijk aan die van de Afas export. De volgende invoervelden zijn echter extra:
Instellingsnummer: hier kan een instellingsnummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden).
Subadministratienummer: hier kan een subadministratienummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden).
Het is in de Exact boekhoudkoppeling instelbaar of in het factuurnummerveld van de journaalpost het originele debetfactuurnummer, of het (nieuwe) creditfactuurnummer getoond wordt. Standaard is ingesteld dat het (nieuwe) creditfactuurnummer gebruikt wordt.
Exporteer factuuromschrijving als boekstukomschrijving indien aanwezig: het is mogelijk om de factuuromschrijving als boekstukomschrijving te exporteren
In de Exact-online koppeling is het mogelijk om de bestandsnamen voor de Journaalposten en Debiteuren op te geven.
Ook is het mogelijk om de betalingsconditie (standaard en incasso) op te geven. De hierin ingevoerde waardes zijn overeenkomstig de instelling zoals deze in Exact Online zijn gemaakt.
Onderstaande opties zijn expliciet voor de Unit4 Business World (UBW)-export in te stellen.
De bestandsnamen voor de drie bestanden (journaalposten, debiteuren & financieel gemachtigden cliëntdebiteuren) zijn in te stellen.
Het nummer van het DIM-veld (overeenkomstig UBW) kan ingevuld worden.
Onderstaande optie is expliciet voor de Synergy-boekhoudingsexport in te stellen:
In de Synergy boekhoudingsexport is een optie aanwezig om de boekingsdatum als factuurdatum mee te geven. Zonder deze optie wordt de aanmaakdatum van de factuur meegegeven als boekingsdatum.
Onderstaande opties zijn alleen in de Navision export in te stellen (niet te verwarren met de Navision XML export)
De locatiecode is een vrij in te voeren veld. Deze zal elke regel gevuld worden.
Net zoals de locatiecode is ook de omschrijving een vrij in te voeren veld. Ook deze zal elke regel gevuld zijn.