resultaten voor '{{ lastSearched }}'
Documenten bij cliënten gebruiken
Gebruik je als zorgorganisatie de Office-integratie niet? Houd dan rekening met het volgende:
Als een gebruiker een document inziet, moet je je ervan bewust zijn dat het document op het betreffende apparaat kan achterblijven. Het is aan jullie als zorgorganisatie om procedures en maatregelen te treffen, zodat veilig en verantwoord met deze documenten/bestanden wordt omgegaan. Zie ook: Gegevensopslag van documenten op apparaten.
Benodigde autorisaties
Voor het inzien van documenten bij een cliënt, is een van de volgende taken nodig:
-
Basisinkijkrol
-
Cliëntdocumenten en de basisinformatie [van een cliënt] bekijken
-
Documenten [van een cliënt] inzien
Om te kunnen zoeken op labels via de zoekbalk in Documenten, is de onderstaande taak nodig:
-
Labels aan documenten [van een cliënt] toekennen
Voor het bewerken (archiveren, toevoegen, verwijderen, documentprullenbak leegmaken) van documenten bij een cliënt, is een van de volgende taken nodig:
-
Applicatiebeheer
-
Document [van een cliënt] bewerken
-
Document beheren
Om een document bij het uploaden te mogen voorzien van een bestaand label is een van de volgende taken nodig:
-
Documentlabels aanmaken en toewijzen
-
Documentlabels beheren, aanmaken en toewijzen
-
Labels aan documenten [van een cliënt] toekennen
Om documenten bij het uploaden te mogen voorzien van een nieuw, nog niet bestaand label, is een van de volgende taken nodig:
-
Documentlabels aanmaken
-
Documentlabels aanmaken en toewijzen
-
Documentlabels beheren, aanmaken en toewijzen
Documenten gebruiken
-
Ga in Ons Dossier of in Ons Administratie naar de betreffende cliënt en in het menu op het menuitem Documenten. Het onderstaande scherm verschijnt.
Het is mogelijk dat een melding verschijnt dat documentbeheer niet goed is geconfigureerd. Neem in dat geval via een ticket contact op met Nedap Healthcare Support.
-
Er kan gekozen worden voor het weergeven van Actuele documenten, documenten in het Archief, of documenten die in de Prullenbak staan (1).
-
Via de knop Uploaden zijn nieuwe documenten te uploaden (2).
-
Via het zoekveld kan er gezocht worden op namen en gegevens van documenten (3).
-
Via het filterveld is er te zoeken op labels (4).
-
Details per document en documenten aanpassen: Klik links van het selectievierkantje. Een driehoekig pijltje verschijnt. Klik hierop om de details van het document in te zien en aan te passen.
-
Document uploaden
Je kunt per keer maximal een bestand van 40 MB uploaden.
-
Om documenten te uploaden, klik op de knop Uploaden. Een pop-up scherm verschijnt.
-
Zoek het document op via Bladeren of sleep een document naar het uploadveld.
-
Om later te kunnen filteren op bepaalde soorten documenten, kunnen labels ingevoerd worden. Door op het uitklapicoontje rechts van het invulveld Label te klikken, verschijnen alle bestaande labels. De labels die reeds in het systeem aanwezig zijn, kunnen centraal beheerd worden.
-
Voer commentaar in: deze informatie wordt getoond in het documentoverzicht van de cliënt.
-
Geef aan of het document zichtbaar is voor iedereen of alleen voor medewerkers met een bepaalde deskundigheid of deskundigheidsgroepen.
-
Indien je alle voorgaande stappen wilt wissen, klik je op Annuleren.
-
Klik op de knop Uploaden om het bestand te uploaden.
Geuploade documenten: zichtbaar onder Actuele documenten
Wanneer een document toegevoegd is, is deze terug te vinden onder het tabblad Actueel.
Selecteer één of meer documenten door op het selectievakje voor de bestandsnaam te klikken om een van de volgende acties uit te voeren:
-
Verwijderen: het document wordt verplaatst naar de Prullenbak.
-
Download: het document wordt gedownload.
Het bestand kan ook gedownload worden door op de bestandsnaam te klikken.
-
Archiveer: het document wordt verplaatst naar het Archief.
-
Staat de koppeling met Zorgmail aan? Dan is ook de optie beschikbaar om het document te versturen via Zorgmail. Meer info is te vinden in Zorgmail: documenten en brieven versturen.
Gegevens wijzigen of details inzien bij een document
Het is mogelijk om details van documenten te wijzigen door met de muis links van het selectievierkantje te gaan staan. Een driehoeksvormig uitklap-icoontje verschijnt. Klik hierop om de details van documenten te vinden en gegevens te kunnen wijzigen. De details worden uitgeklapt, zoals hieronder is te zien.
Gearchiveerde documenten
Het tabblad Archief biedt ruimte voor het weergeven van documenten die wel bewaard moeten blijven, maar niet onder het actuele overzicht getoond hoeven worden.
Selecteer één of meer documenten door op het selectievakje voor de bestandsnaam te klikken om een van de volgende acties uit te voeren:
-
Verwijderen: het document wordt verplaatst naar de Prullenbak.
-
Download: het document wordt gedownload.
-
Actualiseren: het document wordt verplaatst naar Actueel.
Verwijderde documenten: Prullenbak
Onder het tabblad Prullenbak zijn de documenten te vinden die niet meer Actueel zijn en ook niet meer geraadpleegd moeten kunnen worden.
Documenten kunnen hier niet meer geopend worden, maar er is nog wel informatie te vinden, zoals de bestandsnaam, gekoppelde labels, de medewerker die het bestand had geupload en de uploaddatum.
Selecteer één of meer documenten, door op het selectievakje voor de bestandsnaam te klikken, om deze opnieuw te Actualiseren.
De knop Prullenbak legen verwijdert alle documenten in de gehele prullenbak. Er kunnen dus geen afzonderlijke documenten verwijderd worden uit de prullenbak.