De Berichtenbox gebruiken

De berichtenbox bevat verschillende filteropties waarmee de weergave van de berichten gefilterd kan worden.

Er kan gefilterd worden op:

• Financieringsstromen.

• Debiteur (Gemeente- en Uzovicodes).

• AGB-codes.

De opties binnen de filters tonen alleen die opties die ook daadwerkelijk in de applicatie ingericht zijn.

Werking filter

Staat er niets aangevinkt? Dan toont de Berichtenbox alle soorten berichten.

Staat er een filteroptie aan waarvoor geen berichten in de Berichtenbox aanwezig zijn? Dan wordt dit aangegeven via een melding.

 

De tellers in het menu tonen altijd het totaal aantal berichten zonder filters. Het filter heeft dus alleen betrekking op de detailgegevens van de berichten die getoond worden in het rechter deel van het scherm.

1. Om berichten vanuit VeCoZo te kunnen verwerken, dienen ze vanuit VeCoZo opgehaald te worden. Dat is te doen met de knop Berichten ophalen. Met het ophalen van deze berichten worden berichten die klaar staan bij VeCoZo opgehaald én wordt de status van verzonden berichten opgehaald (vergelijkbaar met een ontvangstbevesting).

2. Nadat berichten zijn opgehaald vanuit VeCoZo zijn de volgende details van het bericht zichtbaar:

   

   Status: indien aanwezig, wordt hier de status getoond van het bericht. Deze kan zijn dat het bericht succesvol is ontvangen door de zorgerzekeraar.

   AGB-code: dit is de AGB-code (zorgverlener) waarvoor het bericht geldt.

   Ontvangen: hier wordt het moment getoond waarop het bericht is ontvangen (dus is opgehaald vanuit VeCoZo). Bij verzonden berichten wordt hier het moment getoond waarop een bericht naar VeCoZo is verstuurd.

   Genegeerd: hier is de reden te zien indien het bericht genegeerd is. Deze reden is handmatig ingevoerd. Bij een mouse-over wordt de tekst rood.

   Uzovi-code: dit is de code van het zorgkantoor

   Dagtekening: dit is de datum waarop het bericht is gemaakt.

3. Vervolgens kunnen de berichten ingelezen worden. Dat is te doen door naar het soort bericht in de Inbox te gaan en te klikken op de groene knop 'Inlezen'. Door op de knop Inlezen te klikken, wordt het bericht zoals bij VeCoZo bekend is, daadwerkelijk in Ons Administratie verwerkt. In dit voorbeeld zal een AW33-bericht ingelezen worden. Zodra dat is gedaan, zijn de daarin aanwezige zorgtoewijzingen in de applicatie aanwezig.

   Indien de Berichtenbox voor het eerst in gebruik wordt genomen gaat de Berichtenbox alle berichten ophalen van de afgelopen 3 maanden. Dit kan erin resulteren dat er meer dan 100 berichten nog in de wachtrij staan om nog opgehaald te worden vanuit VeCoZo. VeCoZo heeft namelijk een maximum van 100 berichten via een systeemcertificaat. Echter kunnen dit ook berichten zijn welke niet via de Ons-applicaties verlopen. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan retourberichten voor hulpmiddelen. De volgende berichten kunnen dan pas weer door de Berichtenbox worden opgehaald wanneer de eerste berichten handmatig zijn opgehaald vanuit VeCoZo.

Nadat berichten in de applicatie zijn klaargezet (legitimaties, facturen), kunnen deze naar VeCoZo verstuurd worden. In de outbox zijn de te versturen berichten te vinden.

Bericht versturen

Het versturen van een bericht is eenvoudig te doen middels de knop Versturen. Hierdoor wordt het bericht dat in Ons Administratie klaarstaat direct naar VeCoZo verstuurd. Het bericht kan 1 keer verstuurd worden.

Indien na het versturen een rood uitroepteken in het bericht wordt getoond, dan geeft dit aan dat het verzenden i.v.m. een verbindingsfout niet is gelukt.

Retourbericht bekijken

 

Bij berichten waar sprake is van een retourbericht, is het bijbehorende retourbericht eenvoudig in te zien. Door te klikken op de tweede knop worden, indien aanwezig, details van het bijbehorende bericht getoond.

Bij ingelezen berichten is het inleesrapport zichtbaar. Door op deze knop te klikken opent een venster met daarin details van het ingelezen bericht. In deze rapportage wordt, afhankelijk van het soort bericht, algemene berichinformatie, het aanpassingsoverzicht en samenvattingen van cliëntverwerking en totalen getoond. Wanneer het een declaratie betreft wordt er in deze rapportage getoond hoeveel declaraties zijn geaccepteerd en afgekeurd.

Indien het wenselijk is dat het betreffende bericht lokaal wordt opgeslagen, bestaat de mogelijkheid om het bestand te downloaden.

Bij nog niet ingelezen berichten bestaat de mogelijkheid om deze te negeren. Dit is te doen door op het kruisje te klikken. Bij het negeren van een bericht is het verplicht om een reden op te geven, zodat later door jezelf en collega's is te zien wat de reden was.

Het negeren van een bericht in de Inbox resulteert erin dat het bericht uit de Inbox verdwijnt. Dit is niet nodig in het reguliere proces, maar kan gebruikt worden in uitzonderingssituaties. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het zorgkantoor een verkeerd bericht heeft gestuurd.

Het negeren van een bericht in de Outbox resulteert erin dat het bericht niet verstuurd wordt naar VeCoZo, maar dat de teller met het aantal nog te verwerken berichten wél wordt aangepast. Een dergelijk voorbeeld kan het geval zijn indien bij een testexport van de AW319 de uitval niet is gecontroleerd, wel een productie AW319 is gedaan, maar deze eerst verholpen dient te worden, de gedraaide factuur teruggedraaid dient te worden en daarna opnieuw een productie AW319 gedraaid dient te worden. Hierbij moet het bericht dat klaarstond niet aangeleverd, en dus genegeerd, worden.

Bericht alsnog, of nogmaals inlezen

Indien een bericht is genegeerd, maar blijkt dat het bericht alsnog ingelezen dient te worden, dan kan het bericht alsnog ingelezen worden. Dit is te doen door op het betreffende icoontje te klikken.

Met dezelfde knop is een bericht opnieuw in te lezen. Dat geldt alleen voor berichten die al wel ingelezen waren, maar waarbij het nodig is om het bericht nog een keer in te lezen.

Bericht alsnog versturen

Indien ene bericht genegeerd is, maar blijkt dat het bericht alsnog verstuurd dient te worden, dan kan het bericht alsnog verstuurd worden.

Dit foutbericht wordt gegeven indien een bericht dubbel is aangeleverd bij Vecozo. Advies in deze is om te controleren of het bericht wel is aangekomen en verwerkt door Vecozo en daarmee dus ook bij de betreffende gemeente of het zorgkantoor is aangekomen. Zo nee, dan kan je deze alsnog handmatig verwerken bij Vecozo. Vervolgens kan je het foutbericht afhandelen

Deze foutmelding wordt weergegeven als:

• de toestemmingsverklaringen in VECOZO verlopen zijn (ze verlopen standaard elke 2 jaar) of nog niet zijn ingesteld (bij nieuwe gebruikers). Ons advies is om contact op te met Vecozo om de toestemmingsverklaring te vernieuwen. Dit is per AGB-code apart te regelen.

• de afzender (de AGB-code in het bericht) en indiener van het bericht (de AGB-code waaronder het gebruikte VECOZO-certificaat valt) niet gelijk zijn, wordt gecontroleerd of de afzender een geldige toestemmingsverklaring heeft uitgegeven aan de indiener om namens die instantie een Wmo-/Jw-bericht in te dienen. Als dit niet het geval is, volgt deze melding. Als je in het bericht in plaats van een praktijk- of instellings-AGB-code een persoonlijke AGB-code hebt ingevuld, volgt ook de BRS03-melding. Doordat toestemmingsverklaringen altijd op praktijkniveau worden afgegeven, en nooit op persoonlijk niveau, volgt dan per definitie een afkeur op het ontbreken van de toestemmingsverklaring.

Dit probleem wordt veroorzaakt als VeCoZo een berichttype verstuurt dat niet naar een zorgaanbieder verzonden dient te worden. Dit zijn veelal berichten welke tussen zorgkantoren uitgewisseld worden.

Om dit zeker te weten zou je op het VeCoZo-portaal kunnen traceren welke berichten van het genoemde type zijn klaargezet en of deze nog verwerkt moeten worden. Als dat niet het geval is, kan het bericht genegeerd worden.

Deze foutmelding geeft aan dat een bericht dubbel is binnengekomen, en dat mag niet. Dit kan worden veroorzaakt doordat er te snel na het versturen van een bericht nogmaals op versturen is geklikt, waardoor deze foutmelding dus ontstaat. Waarschijnlijk is het bericht de eerste keer in goede orde ontvangen en treedt deze foutmelding op bij het tweede, onterecht dubbel ontvangen bericht.

Je kunt dit zelf bij de ontvangende partij (VeCoZo, zorgverzekeraar, zorgkantoor of gemeente) controleren om na te gaan of het eerste bericht inderdaad goed ontvangen/verstuurd is. Je kunt hiervoor bij de foutmelding het betreffende bericht openen en het identificatienummer noteren. Onder Beheer Berichten inlezen kun je dit identificatienummer opzoeken en zo de bijbehorende cliënt terugvinden. Op basis van het bsn kun je bij de gemeente navragen of het bericht in goede orde ontvangen/verstuurd is. Zo ja, dan kun je de foutberichten in de Berichtenbox afhandelen/negeren onder vermelding van dit ticketnummer.