Bedoelde je soms ?
In Ons Agenda hebben wij nieuwe mogelijkheden toegevoegd ten behoeve van het inzichtelijk maken van beschikbaarheid in een agenda; de lagen 'Aanwezigheden' en 'Reserveringen'. Deze twee lagen kunnen worden aangemaakt door de behandelaar om aan te geven waar en wanneer hij of zij werkt en voor welke taken hij of zij op dat moment beschikbaar is. Op deze manier krijgen collega's of een secretariaat inzicht in de beschikbaarheid van een behandelaar, wat het gemakkelijker maakt om het juiste moment voor een specifieke afspraak te plannen. Tegelijkertijd behoud de behandelaar de regie over zijn of haar eigen agenda.
Om dit zo flexibel mogelijk te kunnen gebruiken binnen verschillende organisaties en workflows zijn de lagen los van elkaar te gebruiken en activeren. Zo kunnen organisaties waarbij behandelaren altijd op een standaard locatie werken er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel gebruik te maken van 'Reserveringen', terwijl andere enkel de 'Aanwezigheden' zullen benutten om aan te geven op welke locatie of tijd iemand beschikbaar is.
Met de nieuwe feature 'Reserveringen' in Ons Agenda wordt de eerste stap gezet naar centraal plannen in Ons Agenda. Met deze feature is het mogelijk om tijdvakken in de agenda van de medewerker te reserveren waarin deze medewerker beschikbaar is voor specifieke activiteiten of type afspraken, zoals bijvoorbeeld een intake. Deze informatie is zichtbaar voor andere gebruikers. Bovendien is het mogelijk om afspraken in te plannen op deze tijdvakken, die passen bij de activiteit waar deze medewerker in dat tijdvak tijd voor gereserveerd heeft. Op deze manier krijgt de medewerker meer grip op de activiteiten die voor hem of haar worden ingepland. Ook kunnen andere gebruikers eenvoudig zien op welk moment een bepaald type afspraak bij een medewerker in de agenda mag worden gezet.
Met 'Aanwezigheden' in Ons Agenda kan worden aangegeven op welke locatie en op welke tijden iemand aanwezig is. Deze 'Aanwezigheden' zijn eenmalig in te plannen voor een langere periode. Dit is handig wanneer er wordt gewerkt met een vast of periodiek repeterend schema. Het toevoegen van 'Aanwezigheden' in een agenda, geeft collega's een inzicht in jouw beschikbaarheid. Hiermee kan worden voorkomen dat er afspraken worden gepland op een locatie of tijdstip die de medewerker niet uitkomt. Bovendien zal automatisch de locatie uit de Aanwezigheden worden overgenomen in de afspraak, als deze wordt aangemaakt.