Financiële exports en facturen voorbewerken

Je maakt een afweging om voor te bewerken op basis van de volgende twee factoren:

1. Maak je gebruik van:

   • AW319 (WLZ of ZVW)

   • ZH308 (DBC)

   • OS301 (MSVT)

   • WMO303 of WMO323 (iWMO)

   • JW303 of JW323 (iJW)

   • JW321 (JeugdGGZ)

   • PM304 (Eerstelijnszorg)

   • FZ301 en FZ303 (Forensische zorg)

   • GZ321 (GGZ)

   • Handmatige facturatie-exports

2. Voer je minimaal 2 á 3 van deze exports binnen korte tijd (24 uur) uit?

Als je bovenstaande vragen met Ja kunt beantwoorden, is het de moeite waard deze optie te gebruiken.

Bij elke export die je draait, wordt voor bovenstaande exporttypen en factuurruns een voorbewerkende berekening uitgevoerd op de gegevens die in de export komen. Deze voorbewerkactie is gelijk voor alle mogelijke exports, waardoor de applicatie dus meerdere keren dezelfde voorbewerking moet uitvoeren. Als de exports gegevens exporteren over ongeveer dezelfde periode/gegevensset, dan zou dat betekenen dat voor elke export deze voorbewerking opnieuw moet worden uitgevoerd. Als er bovendien meerdere van deze exports worden gedraaid (bijvoorbeeld een AW319 en een of meerdere facturatieruns), dan veroorzaken die dubbele berekeningen dat er meer tijd nodig is voor de exports dan er eigenlijk nodig zou moeten zijn.

Als je Voorbewerken inschakelt, kun je de voorbewerkende berekeningen van de exports op een eerder moment uitvoeren. Daarvoor voer je de export Voorbewerken eenmalig uit voor bovengenoemde exports/facturatieruns. Als er dan meerdere exports na elkaar worden gedraaid, kost dit minder tijd. De applicatie loopt dan namelijk alle berekeningen voor de exports langs. Als dit voltooid is, kun je de exports draaien. Tijdens de exports hoeven vervolgens die berekeningen niet meer te worden uitgevoerd, waardoor de exports sneller klaar zijn.

Bij het voorbewerken zijn de volgende criteria van belang:

• Voorbewerken is alleen aan de orde bij bovengenoemde exporttypen en/of handmatige facturatieruns.

• Voer binnen een korte periode na het voorbewerken de exports uit. Als er tussen het voorbewerken en exporteren mutaties hebben plaatsgevonden die bepalend zijn voor de uitkomst van de export, kan dit een CS108-foutmelding veroorzaken. Zo kan het zijn dat een cliënt tijdens het voorbewerken nog in aanmerking kwam voor de export, maar tijdens het exporteren niet meer, omdat bijvoorbeeld in de tussentijd de legitimatie is beëindigd. Als deze foutmelding wordt weergegeven, moet je opnieuw voorbewerken om de export opnieuw te kunnen uitvoeren.

• De periode die wordt voorbewerkt, moet minimaal gelijk zijn aan de periode waarover de daaropvolgende exports gedraaid worden. Als je over de maand maart wilt exporteren, moet je deze maand in zijn geheel voorbewerken. Ook mag de periode van voorbewerken ruimer zijn. In dit voorbeeld is het ook correct als januari t/m juni zijn voorbewerkt. Daarnaast kun je ook meerdere voorbewerk-exports uitvoeren: een van 1 maart t/m 14 maart en een van 15 t/m 31 maart. In dit geval kun je exporteren over de gehele maand maart. De periodes van de te exporteren declaraties/facturen mogen van elkaar afwijken. Het is geen probleem als de AW319 bijvoorbeeld per maand wordt aangeleverd en een handmatige factuur over een week.

• We raden je aan binnen een korte periode na het voorbewerken de exports uit te voeren. Als de voorbewerking langer dan 24 uur geleden is uitgevoerd, wordt een waarschuwing weergegeven. Deze melding is puur signalerend. Je kunt deze dus negeren en alsnog de export uitvoeren. De export bevat, als de melding genegeerd wordt, mogelijk niet de meest recente gegevens.

• Als de optie Voorbewerken is ingeschakeld, moet er altijd voorbewerkt worden. Draai je vervolgens een export zonder voorbewerking (waarbij de signalering wordt genegeerd), dan bevat de financiële export geen gegevens.

• Je kunt de export Voorbewerken inplannen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om het voorbewerken te starten om 20.00 uur, en de AW319 en WMO303 vanaf 20.30 uur.

• Bij uitvalredenen in de financiële-export moet het voorbewerken opnieuw worden uitgevoerd. Zie Zorg declareren via declaratie- of facturatie-export voor meer informatie.

Als je voorbewerken hebt ingeschakeld, ga je naar Beheer Export en is het nieuwe exportprofiel Voorbewerken beschikbaar. Klik hierop om de instellingen aan te passen.

Het rapport Productiemonitor werkt op basis van de financiële boekingen die in Ons Administratie staan. Ga hiervoor naar Rapporten Cliënt en klik onder Cliëntproductie op Productiemonitor. Financiële boekingen staan pas in Ons Administratie als er voorbewerkt is.

Dit cliëntrapport maakt inzichtelijk welke zorgregels geleid hebben tot financiële boekingen, waardoor de productie inzichtelijk is. De periode in het rapport kan maximaal 3 maanden bevatten vanwege de hoeveelheid data die er kan worden gegenereerd en die Excel kan verwerken. Het rapport is daarom met name bedoeld voor kleinere organisaties die veel verschillende exports draaien en waarvoor OnsDB geen geschikte oplossing is. Grotere organisaties (met veel zorgregels) kunnen de informatie beter via OnsDB genereren.