Aanleveringen kunnen op het overzichtsscherm Factuur drie verschillende inhoudelijke statussen krijgen:
-
Afgekeurd (rood): het gehele bericht is door Vecozo afgekeurd om technische redenen.
-
Gedeeltelijk goedgekeurd (oranje): één of meer factuurregels zijn inhoudelijk afgekeurd (dit kunnen ook alle regels zijn).
-
Goedgekeurd (groen): het gehele bericht is goedgekeurd, dus zowel technisch als inhoudelijk.
Als je de afkeurreden wilt onderzoeken, kun je zowel declaratiebestanden (die gegenereerd zijn in Ons) als retourbestanden binnen Ons inlezen met de optie Toon de inhoud van het bericht en verwerk de inhoud nog niet. Op deze manier worden zowel de declaratiebestanden als retourberichten leesbaarder weergegeven (geldt voor .asc-bestanden). Je activeert deze optie via .
Afgekeurd
Bij de status Afgekeurd is de gehele declaratie technisch afgekeurd door Vecozo. De individuele factuurregels zijn hierdoor niet beoordeeld door de ontvangende partij (zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeente). De reden voor de technische afkeur kan achter de Status of in de individuele factuurregels onder Melding worden weergegeven.
Een veelvoorkomende reden voor technische afkeur is: Declaratie is reeds eerder ingediend. Dit houdt in dat de betreffende declaratie in het verleden al is ingediend bij Vecozo. Vecozo houdt bij welk chronologisch factuurnummer wordt meegegeven in declaratiebestanden. Deze factuurnummers moeten opvolgend zijn. Controleer of de declaratie inderdaad dubbel is aangeleverd en welk retourbericht ingelezen moet worden. Retourberichten voor technische afkeur worden direct door Vecozo klaargezet (deze genereert Vecozo immers zelf) terwijl retourberichten die in behandeling worden genomen door de ontvangende partij (zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeente), langer op zich laten wachten totdat Vecozo deze retour heeft ontvangen en daadwerkelijk heeft klaargezet.
Als een verkeerd retourbericht is ingelezen, dan is hierna te lezen hoe dit ongedaan kan worden gemaakt. Omdat in zo'n retourbericht alleen een header voorkomt met de retourcode 0001 en geen clientrecords zijn opgenomen, krijgen de onderliggende regels onterecht de status Goedgekeurd. In de verdere verwerking van deze gegevens worden deze echter correct als afgekeurd behandeld. Op basis van de aangegeven reden voor technische afkeur, kan (intern) de juiste actie(s) uitgezet worden.
Om informatie te verkrijgen wat de achterliggende reden is dat de declaratie technisch is afgekeurd, kan contact worden opgenomen met Vecozo.
Gedeeltelijk goedgekeurd
In een technisch goedgekeurd bericht kunnen wel afgekeurde detailregels voorkomen.
-
Als er één of meerdere declaratieregels zijn afgekeurd, is dit per regel terug te zien.
-
Als er sprake is van een groot aantal regels, kan op Toon alleen afgekeurd geklikt worden om enkel de afgekeurde regels weer te geven.
-
Onder het kopje 'Melding' is de afkeurreden aangegeven. In de meeste gevallen is de afkeurreden duidelijk. Hieronder behandelen we de meest voorkomende afkeurredenen en de oplossingsrichting:
-
Er is geen machtiging afgegeven: dit houdt in dat er geen legitimatie is voor (een gedeelte van) de gedeclareerde zorg. Controleer of de cliënt in de gedeclareerde periode een geldige zorglegitimatie heeft voor de gedeclareerde prestatie.
-
Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode of gedeclareerde zorgperiode valt buiten de zorgleveringsperiode op basis van MAZ en MEZ: dit houdt in dat er geen legitimatie is voor (een gedeelte van) de gedeclareerde zorg. Controleer of de cliënt in de gedeclareerde periode een geldige zorglegitimatie heeft voor de gedeclareerde prestatie.
-
Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken:
het tarief wat wordt gedeclareerd, is niet in overeenstemming met het afgesproken tarief. Controleer je tarieven op de hier beschreven wijze. Neem bij twijfel contact op met het zorgkantoor.
-
Record is niet beoordeeld (wegens afkeuring boven-of ondergeschikte records): deze melding houdt in dat er een probleem is met de basisgegevens van de cliënt, zoals BSN of NAW-gegevens. Door met de muis op de melding te gaan staan, is de exacte reden te zien.
