Bedoelde je soms ?
Overzichtshandleidingen over Ons Agenda
Raadpleeg voor algemene en overzichtsinformatie de onderstaande overzichtshandleidingen over Ons Agenda:
Ons Agenda: toegelicht: een algemene toelichting op de mogelijkheden van Ons Agenda
Ons Agenda: configuratie: een overzicht van alle benodigde configuratiestappen rondom Ons Agenda
Ons Agenda: gebruik: een overzicht van alle mogelijke gebruiksopties voor Ons Agenda
Raadpleeg de handleiding Ons Agenda: autorisaties voor informatie over de benodigde autorisatie(s).
Overlap toestaan: Overlap in afspraken is normaal gesproken niet mogelijk. Alleen wanneer 'Overlap toestaan' ingesteld staat, is het mogelijk om overlap in afspraken tussen twee verschillende cliënten te hebben. Eventuele overlap wordt getoond achter het veld van de eindtijd.
Automatisch verdelen van geregistreerde tijd: Staat 'Urenverdeling van arrangement' ingesteld? dan is de registratie ook te maken zonder een uursoort te selecteren. Dit houdt in dat de registraties van uursoorten worden verdeeld in dezelfde verhouding zoals deze in het arrangement van de cliënt aanwezig zijn. Ook als deze optie is ingeschakeld, blijft het mogelijk dat de medewerker zelf handmatig een uursoort selecteert.
Let op! Om een uursoort te kunnen zien en gebruiken in Ons Agenda moet de uursoort op de goede manier in de weekkaart ingericht zijn. Meer informatie hierover zie Weekkaartprofielen configureren
Mislukte registraties kunnen verwijderd worden door gebruikers van Ons Agenda en kunnen ook door de applicatiebeheerder verwijderd worden via het overzicht mislukte registraties.
Een afspraak waarbij meerdere medewerkers betrokken zijn, dient door alle betrokken medewerkers geregistreerd te worden.
De bij de medewerker ingestelde weekkaartinstellingen bepalen de periode waarin de medewerker mag registreren en de mogelijkheid om te registreren in een reeds gefiatteerde periode.
Diverse registratie-opties zijn alleen beschikbaar als er in Ons Agenda gewerkt wordt volgens het uitgebreide werkproces. Meer informatie over deze aangepaste opties is te vinden in Ons Agenda: standaard vs uitgebreide workflow
Ga naar een afspraak in het verleden in Ons Agenda die geregistreerd moet worden en beweeg de muis over de betreffende afspraak om het detailvenster te laten verschijnen.
Bij het aanklikken van de knop Registreren verschijnt een snelkeuzemenu, waarmee snel gekozen kan worden uit twee of drie opties:
De optie Registreren brengt je verder naar het registratievenster.
De optie Niet registreren zorgt ervoor dat de afspraak direct opgeslagen wordt met als kenmerk 'Niet registreren'. De afspraak wordt in dat geval groen, met doorgestreepte tekst.
De optie No show zorgt ervoor dat de afspraak als een 'No show' gemarkeerd wordt.
Deze optie is alleen aanwezig als er binnen Ons Agenda gewerkt wordt volgens het uitgebreide werkproces: Ons Agenda: Standaard versus uitgebreide workflow. Bij meerdere cliënten dient per cliënt aangegeven te worden of er sprake is van een registratie of een no show.
Als voor de optie Registreren gekozen wordt, kan in het registratievenster nog informatie toegevoegd of uitgebreid worden:
Het is mogelijk om meerdere cliënten aan de afspraak toe te voegen. De totale cliëntlijst waarop de afspraak geregistreerd zal worden is bij punt 7 zichtbaar.
Selecteer de datum en het tijdstip van de registratie.
Selecteer de uursoort en eventueel toeslagen die geregistreerd worden. Indien meerdere cliënten zijn geselecteerd, dan geldt de uursoort voor alle geselecteerde cliënten. Hierbij gelden enkele aandachtspunten: zo worden directe uursoorten alleen weergegeven wanneer een cliënt aan de afspraak is toegevoegd. Ook worden de uursoorten opgedeeld in drie of vier soorten uursoorten:
Onlangs gebruikt: de uursoorten die hier worden weergegeven, zijn de laatstgebruikte uursoorten bij Geadviseerd of Toegestaan.
Geadviseerd: de uursoorten die hier worden weergegeven, moeten zowel in het arrangement van de cliënt (in Ons Administratie) staan als in het deskundigheidsprofiel van de medewerker.
Toegestaan: de uursoorten die hier worden weergegeven, moeten in het weekkaartprofiel van de medewerker staan.
Overig: deze optie staat standaard uit. Staat deze optie aan, dan worden hier alle andere uursoorten getoond die niet onder de andere drie categorieën vallen.
Voer, indien dit is ingeschakeld, een tekstuele dossierrapportage in. Net als bij de uursoorten, geldt dat bij een selectie van meedere cliënten, dezelfde rapportage bij alle cliënten wordt geplaatst.
Indien in het deskundigheidsprofiel van de medewerker is ingesteld dat de medewerker aan kan geven voor wie de rapportage zichtbaar is, kan dat hier ingegeven worden. Hier kunnen zowel deskundigheden als deskundigheidsgroepen geselecteerd worden.
Als bij de algemene Dossier-instellingen de organisatiebrede setting "Zichtbaarheid rapportages vooraf invullen gebaseerd op de laatst aangemaakte rapportage" aanstaat, zal hier automatisch de laatst gekozen deskundigheid ingevuld worden die de gebruiker bij een eerdere vertrouwelijke rapportage bij de client geselecteerd heeft. Zie Ons Dossier (webapplicatie): rapporteren voor meer informatie.
De rapportage kan gemarkeerd worden. Zie Ons Dossier (webapplicatie): rapporteren voor meer informatie.
Hier wordt getoond wie er aanwezig waren bij de afspraak.
Via de knop Concept opslaan kan je een registratie tussentijds opslaan en op een later moment aanvullen en indienen. Dat is specifiek handig voor gebruikers die een lange rapportage aan een registratie toevoegen en tussentijds weg worden geroepen, maar hun werk niet willen verliezen. Deze concepten gelden voor registraties voor jezelf. Bovendien zie je ook de conceptregistraties van je collega's als je Registreren voor gebruikt.
In onderstaand filmpje laten we zien hoe dit in Agenda kan werken. Hierbij zijn we bezig een registratie te maken, maar tijdens het schrijven worden we onderbroken en moeten we met een andere cliënt bezig. We gebruiken de conceptfunctionaliteit om het werk op te slaan en er later weer bij terug te komen.
Wordt het filmpje niet afgespeeld? Klik dan hier om 'm op YouTube te bekijken.
Door in de menubalk op het tabblad Registraties te klikken, verschijnt het registratieoverzicht.
Een groen vinkje betekent dat de registratie correct is ingediend.
Een vraagteken betekent dat de registratie geldig is en ingediend kan worden.
Een uitroepteken betekent dat de registratie ongeldig is (als er bijvoorbeeld een uursoort ontbreekt, of zoals in het laatste geval de afspraak nog in de toekomst ligt).
Via het vliegertje kan de keuze gemaakt worden om alleen deze afspraak te registreren (linker icoon) of de afspraak niet te registreren (rechter icoon met streep erdoor).
Aangemaakte registraties kunnen door de gebruiker verwijderd worden via het prullenbak-icoontje. Dit is alleen mogelijk bij succesvolle registraties.
Onderaan wordt een teller met de totale werktijd van de gebruiker per dag getoond, gebaseerd op de afspraken en registraties in Ons die als werktijd meegerekend kunnen worden.
Staat de instelling Splits cliënten- en werktijdregistratie aan? Dan wordt de totale werktijd niet getoond.
Niet meegeteld als werktijd worden:
- Registraties die als niet declareren gekenmerkt zijn.
- Registraties die alleen cliënten bevatten met niet-declarabele uursoorten.
Eenmaal verwijderde registraties zijn ook echt weg uit het systeem. Ook de afspraak zelf staat dan niet meer in Ons Agenda.
Via de knop Registratie aanmaken is het mogelijk om een nieuwe registratie aan te maken.
Wanneer je op Complete registraties versturen klikt, zullen alle complete registraties (waar het groene vinkje of het vraagteken achter staan) verzonden worden.