Gegevensoverdracht tussen Ons Administratie en Ons Planning

Adressen worden volledig overgenomen vanuit Ons Administratie, ook de begin- en einddatum. Adressen in Ons Planning worden afgekeurd wanneer de postcode ontbreekt of incorrect is, wanneer het adres ontbreekt, wanneer het adrestype onbekend is en wanneer de telefoonnummers niet 10 cijfers lang zijn.

Bij cliënten worden de in-zorgdatums niet overgenomen. De uit-zorgdatums worden direct overgenomen als deze meer dan twee maanden in de toekomst liggen. Liggen die niet twee maanden in de toekomst, dan wordt er een geldigheidsconflict aangemaakt die in het conflictenoverzicht wordt weergegeven. Dit conflict moet worden opgelost, omdat dit van invloed kan zijn op de planning.

Daarnaast worden de volgende gegevens uit Ons Administratie overgenomen door Ons Planning:

• Roepnaam

• Geboortedatum

• Geslacht

Cliënten die met de koppeling meekomen, kunnen automatisch aan bestaande (niet-gekoppelde) Ons Planning-cliënten worden gekoppeld als de volgende gegevens hetzelfde zijn:

• Code

• Geboortenaam

• Geboortedatum

• Initialen

Contracten worden volledig overgenomen uit Ons Administratie.

Legitimaties, financieringstypes, uursoorten, producten, deskundigheidsprofielen en aanverwante zaken worden volledig overgenomen.

De gegevens van de medewerker worden op dezelfde manier overgenomen als de gegevens van de cliënt.

De persoonlijke gegevens van de cliënt en de medewerker zijn niet meer aanpasbaar als de persoon een geldige koppeling heeft met Ons Administratie. Dit is te zien aan de grijs gemarkeerde velden in de Persoonlijke gegevens. Bij de cliënt blijft het wel mogelijk om de in-/uit-zorgdatums aan te passen.

Uren worden volledig overgenomen vanuit Ons Administratie. Het gaat hierbij om de uren die geregistreerd zijn. Bij correcties in de uren in Ons Administratie zijn de wijzigingen/mutaties niet direct zichtbaar in Ons Planning. De synchronisatie van deze mutaties, bijvoorbeeld in het compensatiesaldo of vakantiesaldo, vindt iedere zondag plaats.

Bestaande teamlidmaatschappen worden samengevoegd met bestaande lidmaatschappen als deze overlappen in tijd. Lidmaatschappen worden nooit verwijderd door de koppeling.

Alle teamgegevens worden overgenomen. Het is niet mogelijk om een team vanuit Ons Administratie een andere naam te geven in Ons Planning. Wat wel mogelijk is, is om een onderliggend team aan te maken in Ons Planning. De koppeling probeert dan het ongekoppelde team automatisch aan een team in Ons Administratie te koppelen. Hiertoe moeten de codes van beide teams overeenkomen.

Zie: Overzicht van alle soorten notities in Ons

Het zorgarrangement is een uitzondering. Alleen wijzigingen in zorgarrangementen worden overgenomen, zolang het uursoort nog niet geclaimd is door een team. Als het zorgarrangement wordt gewijzigd, is dit direct zichtbaar als je de cliënt in Ons Planning opzoekt. In dit geval hoef je dus geen uur te wachten tot de gegevens worden overgedragen.