Ons Autorisatie: Audits

Audits en inrichting

Binnen Ons Autorisatie bestaat er een speciaal onderdeel: Audits. Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om logregels op te vragen over het gebruik van Ons applicaties en de informatie die daarbij ingezien is door Ons gebruikers. Specifiek geeft de applicatie inzage in wie wanneer bepaalde informatie in Ons heeft ingezien of aangepast.

Hiermee geeft Audits bijvoorbeeld antwoord op de onderstaande vragen:

• Wie heeft het dossier van cliënt X ingezien in periode Y?

• Wanneer heeft gebruiker X ingelogd in applicatie Y?

• Wie heeft bepaalde gegevens toegevoegd of verwijderd in applicatie X?

Vaak is het de functionaris gegevensbescherming (FG) die met deze vragen aan de slag gaat. Het onderdeel Audits geeft de FG'er of andere gebruikers met de juiste autorisatie via een eenvoudige interface een duidelijke startplek om binnen Ons toezicht te houden op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Benodigde autorisaties

Alleen gebruikers die over de onderstaande autorisatietaak beschikken, hebben toegang tot het tabblad Audits in Ons.

• Taak: Audits bekijken

Deze taak voorziet in de meest minimale toegang tot Ons Autorisatie, waarbij gebruikers toegang hebben tot twee tabbladen in Ons Autorisatie:

• Taken en rechten: via dit tabblad heeft de gebruiker inzage in de taken en rechten die standaard beschikbaar zijn in Ons.

• Audits: via dit tabblad krijgt de gebruiker de mogelijkheid om het onderdeel Audits te openen en logregels op te vragen over specifieke gebruikers, cliënten en periodes.

Belangrijke aandachtspunten

• Gegevens uit de periode vóór 16 juni 2021 (voor Ons Dossier geldt: gegevens uit de periode vóór 1 juni 2021) zijn niet beschikbaar via Ons Audits. Dit geldt voor test- en productieomgevingen. Deze audits zijn op te vragen per mail via privacy@nedap-healthcare.com. Vermeld hierbij de periode, het cliëntnummer en geef duidelijk aan welke vraag met behulp van logging achterhaald moet worden. Deze gegevens stellen ons in staat om de benodigde gegevens zo goed mogelijk aan te leveren.

• Als je een specifieke actie in de logging probeert te vinden, kan het handig zijn om eerst de actie na te spelen. Zo heb je een beter beeld van waar je precies naar moet zoeken.

• Ook al heeft de logregel betrekking op enig moment in het verleden: de eventuele bijbehorende team- en locatietoekenningen zijn gebaseerd op de huidige situatie. De toekenningen in het verleden zijn momenteel nog niet terug te halen in 'Audits'.

• Wees je ervan bewust dat ook het gebruik van het onderdeel 'Audits' zelf wordt vastgelegd in logregels, die in het onderdeel 'Audits' op te vragen zijn.

• 'Audits' werkt met een restrictie van maximaal 2500 logregels per keer. Bij hele brede zoekopdrachten waarbij niet op 1 persoon gefilterd wordt, worden maximaal 100 zoekresultaten getoond, om te voorkomen dat er veel irrelevante informatie gegeven wordt die niet ingezien hoeft te worden. Loop je tegen deze grens aan? Kijk dan of het gehanteerde bereik wel nodig is om een antwoord te kunnen vinden op de uit te zoeken vraag. In veel gevallen is het antwoord ook te vinden via een beperktere zoekopdracht (met minder risico op het onnodig ophalen van medewerker- of cliëntinformatie). Is het desondanks nodig om veel logregels op te vragen? Stel dan meerdere beperkte zoekopdrachten op door de periode per zoekopdracht te verkleinen.

• Audits voorziet in zeer veel verschillende logregels, die afhankelijk van de context informatie geven. Met de dynamische context van de Nedap Ons applicaties kan het echter voorkomen dat bepaalde informatie nog niet, niet volledig of niet eenvoudig in Audits terug te vinden is. Mis je informatie die van belang is? Geef dit in dat geval door aan Support, zodat deze logregels alsnog meegenomen of verbeterd kunnen worden.

• Audits zijn gekoppeld aan een omgeving. Dat betekent dat de audits bij een databasekopie van productie naar test niet meegekopieerd worden: de audits op de testomgeving tonen informatie over de gedane acties op de testomgeving; de audits op de productieomgeving tonen wat er gebeurd is op de productieomgeving. Als er een inzageverzoek is van een cliënt, controleer daarom dan ook de testomgeving(en).

• Organisaties die inlognamen hergebruiken bij verschillende medewerkers, lopen het risico dat logregels over deze verschillende medewerkers door elkaar getoond worden op het moment dat er gezocht wordt via 'Door medewerker'. Dit gebeurt alleen bij logregels waar het interne ID-nummer dat bij de actuele inlognaam hoort, niet mee opgeslagen is (doorgaans zijn dit oudere logregels).

Logregels opvragen

Ga naar Ons Autorisatie en klik in de navigatiebalk op Audits. Grofweg bevat de applicatie twee zoekrichtingen:

1. Een persoon heeft iets uitgevoerd en ingezien.

2. Er zijn gegevens van een persoon ingezien.

Zoekresultaat

Overzicht

Het zoekresultaat wordt getoond, gesorteerd op datum. Per audit is te zien welke actie er door wie is uitgevoerd, binnen welke applicatie en bij welke cliënt en/of medewerker er informatie ingezien is. Privacy-gevoelige informatie wordt beperkt getoond: zo worden alleen medewerker- en cliëntnummers getoond.

Toon privacygevoelige data: privacy-gevoelige informatie kan alsnog getoond worden door op het oogje rechtsboven in het overzicht te klikken.. We adviseren om deze inzage alleen te gebruiken als dat absoluut noodzakelijk is.

Exporteer audits: via het downloadknopje is het mogelijk om alle gegevens - ook de detailgegevens per logregel - te exporteren naar Excel. Deze optie werkt alleen als de optie Toon privacygevoelige data is ingeschakeld.

Het Excel-bestand kan veel privacy-gevoelige informatie bevatten. Wij adviseren om zeer zorgvuldig met dit bestand om te gaan. Wees zorgvuldig bij het opslaan van dit document en filter of verwijder alle informatie uit het bestand die niet noodzakelijk relevant is om een antwoord te kunnen geven op de vraag waarmee de zoekopdracht uitgevoerd is.