Factsheet Omgaan met verandering in Ons

De ontwikkeling bij Nedap healthcare staat niet stil. Regelmatig worden nieuwe features opgeleverd. Vaak gaat dit stapsgewijs, met kleine veranderingen die elkaar opvolgen. Soms krijg je als organisatie te maken met veranderingen in Ons die groter zijn. Deze veranderingen kunnen van invloed zijn op het werkproces en de gebruikerservaringen in jouw organisatie. Een zorgvuldige interne aanpak helpt om de verandering goed te laten landen in jouw organisatie en bij jouw eindgebruikers.

Hieronder vind je tips hoe je jezelf, jouw organisatie en jouw eindgebruikers voorbereidt en vertrouwd maakt met grotere veranderingen in hun Ons-applicatie. Heb je aanvullingen op de onderstaande tips waarmee je collega-applicatiebeheerders verder helpt? Dan horen wij dat graag! Wij voegen ze dan toe.

1 Inventarisatie en impactbepaling

Maak je bekend met de wijzigingen die eraan zitten te komen. Stel jezelf de volgende vragen:

Voor welke eindgebruikers is de verandering relevant?
Hoe groot is de impact op hun werkproces?
Wanneer krijgen ze met de verandering te maken en hoe past dit bij andere ontwikkelingen die op dat moment wellicht belangrijk zijn voor deze doelgroep?
Wat is er nodig om de verandering bekend te maken in in jouw organisatie? Moet je bijvoorbeeld het management informeren? Kan een projectmatige opzet helpen?

Probeer hiermee een goed beeld te krijgen van wat er precies gaat veranderen en wat er in jouw organisatie nodig is om dit goed bij eindgebruikers te laten landen.

We bieden hiervoor verschillende informatiebronnen aan:

Ons Aankondigingen
Handleidingen
E-learnings
Webcasts

2 Planning en tijdlijn

Zet de belangrijke datums voor jezelf op een rijtje, zoals de livegang op productie en de datum waarop je kunt gaan testen. Handige tips hierbij zijn:

Plan ook informatiemomenten zoals een webcast of vragenuurtje in om te profiteren van de informatie die je op dat moment kunt ophalen of bevragen.
Maak een tijdlijn met een planning. Daarop kun je, naast de datums die wij kunnen aangeven, zelf momenten toevoegen waarmee je bezig gaat met de inventarisatie, testen en bijvoorbeeld instructie.

3 Proberen en testen

Het proberen en testen is belangrijk om zelf vertrouwd te raken met de veranderingen. Ook krijg je dan een beter beeld van de impact en het effect op eindgebruikers. Handige tips hierbij zijn:

Neem via de testomgeving zelf een kijkje in de gewijzigde applicaties. Op deze manier raak je vertrouwd met de veranderingen.
Bedenk wie gaat testen en proberen. Doe je dit zelf, of samen met collega’s van applicatiebeheer, of zelfs met een paar eindgebruikers?
Ga steeksproefsgewijs met medewerkers uit bepaalde doelgroepen en teams door de veranderingen in de testomgeving heen. Dit kun je structureren door hen bepaalde opdrachten en cases te laten doorlopen in de veranderde omgeving op de testomgeving. Je merkt dan snel hoe mensen op de veranderingen reageren.
Kom je dingen tegen die belangrijk zijn voor jouw organisatie en die je verder wilt verkennen? Noteer ze dan.
Kom je iets tegen waarvan je denkt dat dit nog niet goed genoeg werkt? Laat het ons weten via TOPdesk en we gaan samen op zoek naar een oplossing.

4 Instructie en opleiding

Bepaal welke verandering voor welke groep eindgebruikers relevant is en stem daar je informatie op af.

Is een wijziging van een klein knopje relevant voor een paar gebruikers? Gebruik dan een laagdrempelig informatiemiddel.
Zijn de wijzigingen middelgroot? Dan is een bericht op het intranet wellicht voldoende.
Zijn de veranderingen groot en van invloed op een werkproces? Denk dan aan het inzetten van meerdere middelen op meerdere momenten, digitale of fysieke instructie, e-learnings en het betrekken van bijvoorbeeld digicoaches.
Breng de verandering in op de agenda's van teamoverleggen van teams die met de verandering te maken krijgen. Geef hier bijvoorbeeld een demo en uitleg.
Gebruik een super-userstructuur om informatie gemakkelijker via deskundige medewerkers te laten verspreiden op de werkvloer.
Verwijs door naar onze informatie op bijvoorbeeld het Supportportaal.
Plaats onze e-learnings met behulp van onze downloadbare SCORM 1.2 bestanden door op het LMS van jouw eigen organisatie. Je kunt de e-learnings hiermee embedden in jouw eigen opleidings- en instructietraject.

5 Livegang, nazorg en borging

Ondanks alle inspanningen, kunnen zich na de livegang toch problemen voordoen. Wees voorbereid! Denk alvast na over dingen die mis kunnen gaan, maar vooral hoe je intern omgaat met vragen en problemen. Tips hiervoor zijn:

Geef duidelijk aan waar je eindgebruikers terecht kunnen en wanneer dat kan.
Instrueer jouw helpdesk. Zorg dat deze optimaal en indien nodig 24/7 bereikbaar is.
Zorg voor goede telefonische bereikbaarheid.
Laat super-users laagdrempelige vragen afvangen.
Denk na over eventuele vraag- en antwoordsessies.
Denk ook na over het (achteraf) informeren van gebruikers die terugkomen na een periode van afwezigheid of in dienst komen.
Mochten er toch nog vragen of problemen bestaan, dan staat ons supportteam ook altijd voor de coaches in jouw organisatie klaar.